Email là một trong những phương tiện giao tiếp được sử dụng phổ biến ở cả trong và ngoài nơi làm việc. Đặc biệt, trong công việc, viết email đúng cách sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt về bản thân và công ty. Để làm được điều này, bạn phải nắm rõ cấu trúc và cách viết một email tiếng Anh.
1. Cấu trúc chung của email
- Chào hỏi và giới thiệu (Salutation & Greeting): phần mở đầu của email, tùy vào đối tượng nhận sẽ có các cách viết tương ứng.
- Nội dung chính (Main point): phần chính của email, nêu nội dung muốn gửi tới người nhận một cách rõ ràng và ngắn gọn.
- Kết thúc (Conclusion): phần kết thúc của email, bao gồm lời chào cuối email và chữ ký của bạn.
2. Cấu trúc viết email trang trọng
- Chào hỏi và giới thiệu (Salutation & Greeting)
Trường hợp đã biết tên người nhận, bạn có thể sử dụng "Dear Mr/Mrs/Ms" cùng với họ của người đó. Ví dụ: "Dear Mr. Patterson", "Dear Mrs. Brown"...
Nếu chưa có thông tin về người nhận, bạn có thể viết "Dear Sir/Madam" hoặc "To whom it may concern" (Gửi đến người quan tâm). Sau khi chào, bạn dùng dấu phẩy và xuống dòng để viết tiếp.
Nếu phản hồi email trước đó của họ, bạn có thể cảm ơn để thể hiện sự chuyên nghiệp và khiến người nhận cảm thấy được tôn trọng hơn.
"Thank you for contacting us" (Cảm ơn vì đã liên lạc với chúng tôi).
"Thank you for your email" (Cảm ơn email của bạn).
"Thank you for your prompt reply" (Cảm ơn vì đã phản hồi nhanh chóng).
Trường hợp khác, bạn có thể mở đầu bằng một câu chúc, hỏi thăm sức khỏe, tình hình công việc của người nhận.
"I hope you had a great weekend/ day/ week" (Tôi hy vọng bạn có một cuối tuần/ ngày/ tuần tuyệt vời).
"I hope this email finds you well/ I hope you are well/ I hope you are doing well" (Tôi hy vọng bạn vẫn khoẻ).
"I hope things in London are going well" (Tôi hi vọng mọi thứ ở London vẫn diễn ra tốt đẹp).
"How are you?" (Bạn có khỏe không?)
"How are things going in Paris?" (Mọi thứ ở Paris diễn ra thế nào rồi?)
- Nội dung chính (Main point)
Phần này sẽ dựa vào từng trường hợp, mục đích và nội dung bạn muốn gửi đến người nhận để triển khai. Lưu ý, bạn cần trình bày các ý thành đoạn ngắn, sử dụng ngôn từ dễ hiểu, chuẩn xác, đảm bảo nội dung rõ ràng và súc tích.
Đầu tiên, bạn nên nêu mục đích của email để người nhận có thể nắm rõ. Ví dụ:
"I am writing to you about the job position" (Tôi viết thư này về vị trí công việc mà ông đang tuyển).
"I am writing to update you on your latest order" (Tôi viết thư này để cập nhật về đơn hàng gần nhất của anh).
"I am writing with regard to our contract" (Tôi viết thư liên quan đến hợp đồng của chúng tôi).
"I am writing in response to your request for..." (Tôi viết thư để phản hồi yêu cầu của bạn về...).
"I am writing to complain about the poor service that I received from your company on..." (Tôi viết thư này để phàn nàn về một dịch vụ tồi mà tôi nhận được từ công ty bạn vào ngày...).
"We regret to inform you that your order has been delayed" (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo cho bạn rằng đơn hàng của bạn phải tạm hoãn).
Nếu đang viết email phản hồi hoặc muốn đề cập đến việc đã trao đổi, bạn có thể diễn đạt theo những cách sau:
"As we mentioned in the previous email..." (Như chúng ta đã đề cập trước đó...)
"Further to our issue of/ with (something)..." (Theo như vấn đề (gì đó) của chúng ta...)
"Further to your email... (Theo như email của bạn...)
Sau đó, hãy nêu yêu cầu một cách lịch sự:
"I would be interested in having more details about this product" (Tôi quan tâm đến việc có thêm chi tiết cụ thể về sản phẩm này).
"I would like to ask for your help in this auction" (Tôi cần bạn giúp trong cuộc đấu giá lần này).
"I would like to request a price quotation for the following items" (Tôi muốn hỏi báo giá của các sản phẩm sau đây).
"We would like to apologise for our delay" (Chúng tôi thật lòng xin lỗi vì sự chậm trễ này).
"I am pleased to place an order" (Tôi muốn đặt một đơn hàng).
"Please confirm the meeting time" (Vui lòng xác nhận thời gian diễn ra cuộc họp).
Nếu đính kèm file nào đó, bạn có thể viết:
"I’m sending you [file’s name] as a pdf file" (Tôi đang gửi kèm một bản pdf).
"I’ve attached [file’s name] for your review" (Tôi đang đính kèm một file để anh xem lại).
"Here’s the document that you’ve asked for" (Đây là văn bản mà anh yêu cầu).
Hoàng Ngọc Quỳnh, đạt 8.5 IELTS Speaking nhờ tự học. Nền tảng tiếng Anh tốt đã giúp cô du học thạc sĩ tại Đại học Nottingham Trent, Anh, sau đó giành học bổng tiến sĩ toàn phần của Đại học Lancaster, Anh. Ảnh: Nhân vật cung cấp
- Kết thúc (Conclusion)
Bạn có thể kết thúc email bằng việc bày tỏ ý muốn giữ liên lạc và nhận phản hồi. Ví dụ:
"I look forward to discussing this issue with you in greater detail" (Tôi mong được thảo luận thêm với bạn về vấn đề này).
"If you have any questions, please do not hesitate to contact me" (Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ với tôi).
"If you have any concerns, please let me know" (Nếu bạn có bất kỳ băn khoăn gì, làm ơn xin cho tôi biết).
"Please let me know if you need any help" (Làm ơn cho tôi biết nếu bạn cần thêm sự giúp đỡ gì).
"Any feedback you can give me on this would be highly/ much appreciated" (Chúng tôi mong nhận được cứ phản hồi nào từ phía bạn).
"Please let me know if you need to reschedule our next meeting" (Cho tôi biết nếu bạn cần thay đổi lịch cuộc gặp tiếp theo của chúng ta).
"Thank you in advance" (Xin cảm ơn bạn trước).
"Many thanks for your interest in our company/products" (Xin cảm ơn sự quan tâm của bạn tới công ty/các sản phẩm của chúng tôi).
"I look forward to hearing from you soon/seeing you soon" (Tôi mong nhận được sự phản hồi sớm từ bạn/gặp bạn sớm).
Cuối cùng là lời chào cuối email kèm theo chữ ký, danh xưng và chức vụ của bạn. Phần này cũng có dấu phẩy như lời chào, sau đó bạn ký tên mình.
"Best regards", "Sincerely", "Yours faithfully" (Trân trọng,)
(Trân trọng,)
3. Cấu trúc viết email thân mật
- Chào hỏi và giới thiệu (Salutation & Greeting)
Bạn có thể sử dụng "Hi", "Hello" cùng với họ của người đó. Chẳng hạn:
"Hi, John!", "Hello, Tom!", "Hey, there!" (Chào đằng ấy!). Sau khi chào hỏi, bạn có thể hỏi thăm tình hình, sức khỏe, công việc... của người nhận. Ví dụ:
"How are you?" (Bạn có khỏe không?), "How are you doing?" (Dạo này bạn thế nào?), "How are things?" (Mọi thứ sao rồi?), "How have you been?" (Bạn dạo này thế nào?)...
- Nội dung chính (Main point)
"I just want to know how everything is going" (Mình chỉ muốn biết mọi thứ thế nào rồi).
"I’m writing to tell you about my wonderful trip" (Mình viết để kể cho cậu về chuyến đi tuyệt vời tụi mình).
"I’m excited/thrilled/delighted to tell you that I'm going to get married next month!" (Mình rất vui khi thông báo với cậu rằng tháng sau mình sẽ kết hôn!).
"Here’s our newest video. Hope you enjoy it!" (Đây là đoạn phim mới nhất của tụi mình. Mong rằng cậu sẽ thích nó!).
- Kết thúc (Conclusion)
Vì là email thân mật nên bạn có thể dùng những ví dụ sau kèm theo tên hoặc biệt danh của bạn:
"See you later, (Gặp sau nhé), "Take care," (Giữ sức khỏe), "See you soon," (Sớm gặp lại), "Stay safe," (Giữ sức khoẻ nhé), "Thanks," (Cảm ơn nha), "Cheers," (Cảm ơn và chào nhé), "Have a lovely day!" (Chúc cậu một ngày tốt lành!).
Hoàng Ngọc Quỳnh