Mọi việc phức tạp hơn nhiều so với tôi tưởng. Địa phương yêu cầu tôi cung cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Với người đang sống ở nước ngoài như tôi, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải thông qua "thủ tục lãnh sự" được cấp bởi cơ quan ngoại giao nơi tôi sống.
Và bản gốc giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của tôi, được cấp ở Anh Quốc, không có dấu mộc hay chữ ký, chỉ có số hồ sơ. Để được hợp thức hóa lãnh sự, giấy tờ gốc của tôi phải có dấu mộc trước.
Tôi liên lạc với Lãnh sự quán Vương Quốc Anh tại Dubai và được hướng dẫn đến một trang web chuyên biệt của chính phủ để thực hiện các thủ tục như thế này. Tôi vào trang web, tải bản gốc lên và đóng lệ phí, khoảng 10 triệu đồng. Hai tuần sau, tôi nhận được thư gửi đến Dubai với hai bản gốc, có dòng chữ xác nhận của luật sư rằng đây là giấy tờ hợp lệ, cùng con dấu "nổi" đóng vào tờ giấy đặc biệt dán chồng lên "bản chính". Sau này, tôi mới biết con dấu này gọi là Apostille.
Trước khi tiếp tục câu chuyện, tôi xin rút ra vài bài học mà Việt Nam có thể áp dụng. Thứ nhất, các thủ tục hành chính hoàn toàn có thể thực hiện trực tuyến như trường hợp của tôi. Thứ hai, dấu mộc hay chữ ký đôi khi không cần thiết và mang tính quan liêu; số hồ sơ của giấy tờ hợp pháp sẽ quan trọng hơn, và trong quá trình xây dựng "chính phủ thông minh" chúng ta cần lưu ý điểm này. Thứ ba, các lãnh sự quán có thể giảm áp lực nếu có một trang web chuyên giải quyết các vấn đề lãnh sự cho công dân Việt Nam trên toàn thế giới.
Quay lại câu chuyện mua đất, tôi quét giấy tờ có dấu mộc Apostille gửi cho em gái ở Việt Nam để hỏi xem như vậy đã đủ yêu cầu chưa. Em tôi đến Sở Ngoại vụ và được biết vẫn cần làm thủ tục lãnh sự.
Tôi xin nghỉ làm một ngày, đến Lãnh sự quán Việt Nam tại Abu Dhabi để làm giấy ủy quyền và hợp thức hóa lãnh sự. Sau khi chờ đến lượt, tôi được biết Lãnh sự quán Việt Nam tại UAE không thể giúp tôi vì giấy tờ được cấp tại Anh Quốc. Nhân viên "hướng dẫn" tôi đến Lãnh sự quán Việt Nam tại London.
Tôi tạm gác lại chuyện sang tên đất. Hai tháng sau, do có việc gia đình, tôi bay về Anh. Sau khi giải quyết việc gia đình, tôi vào trang web của Lãnh sự quán Việt Nam tại London để "lấy số hẹn". Không may, lịch của Lãnh sự quán đã kín hơn ba tháng. Với sự giúp đỡ của vợ chồng người bạn, tôi được biết Lãnh sự quán sẽ linh động giải quyết thêm cho 10 người đến sớm nhất.
Cuối cùng tôi cũng nhận được giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có dấu quốc huy, hiệu lực sáu tháng.
Nhưng câu chuyện vẫn chưa kết thúc. Em tôi, được tôi ủy quyền, đến phòng công chứng ở huyện nơi tôi mua đất để tiến hành thủ tục sang tên, thì được biết giấy ủy quyền mà tôi làm ở Lãnh sự quán Việt Nam tại UAE phải được em tôi ký và có xác nhận tại địa phương nơi em tôi sinh sống. Phòng công chứng tại huyện không thể thực hiện việc này, và em tôi phải quay lại địa phương một lần nữa.
Cuối tháng 10 năm đó, tôi về Việt Nam. Tôi đến công an quận làm lại căn cước công dân mới và cập nhật tình trạng hôn nhân.
Khi đến công an quận làm căn cước, tôi được hướng dẫn phải quay về công an phường để lấy "số hồ sơ". Tôi ngạc nhiên khi thấy không có sự "liên thông" giữa hai cơ quan. Tôi quay về phường thì gặp trục trặc khác, máy in của công an phường bị hỏng. Một công an viên nói tôi quay lại ngày hôm sau. Tôi nhanh trí nói không cần máy in, tôi dùng điện thoại chụp màn hình là đủ.
Quay lại việc cập nhật tình trạng hôn nhân, nhân viên trung tâm hành chính Quận yêu cầu tôi có bản dịch từ tiếng Anh sang tiếng Việt. Tôi ngạc nhiên vì giấy tờ của tôi đã được thực hiện thủ tục lãnh sự, và có giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của Lãnh sự quán. Rõ ràng ở đây có sự chồng chéo trách nhiệm, và lặp lại cùng một việc không cần thiết.
Nhưng quy định là quy định, tôi tiếp tục chạy đua với thời gian, tìm phòng công chứng dịch thuật để hoàn thiện yêu cầu.
Qua kinh nghiệm cá nhân, tôi nhận thấy nhiều thủ tục hành chính có thể tinh giản. Thứ nhất, nếu phòng công chứng và trung tâm hành chính quận cùng một nơi, thủ tục sẽ nhanh hơn rất nhiều (theo tinh thần "one-stop shop"). Thứ hai, các nhân viên có thể tiếp nhận hồ sơ và xử lý nội bộ khi cần dịch thuật, theo nguyên tắc "một cửa". Thứ ba, các bước dịch thuật và công chứng trong trường hợp của tôi có thể được bỏ qua, vì đã thông qua thủ tục lãnh sự. Thứ tư, nếu có liên thông, việc thực hiện thủ tục lãnh sự sẽ được tự động cập nhật tại Việt Nam.
Quay lại dấu Apostille, đây thực chất là một "thủ tục lãnh sự" quốc tế để hợp pháp hóa tài liệu giữa các quốc gia thành viên Công ước Lahay 1961. Chỉ cần một dấu Apostille từ cơ quan có thẩm quyền ở nước cấp tài liệu, các quốc gia thành viên khác sẽ chấp nhận tài liệu đó. Đây là một cải cách quan trọng giúp rút ngắn quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí. Nhưng Việt Nam chưa tham gia công ước này.
Bài học rút ra rất rõ ràng. Tôi phải làm thủ tục lãnh sự ba lần cho cùng một loại giấy tờ. Trong ví dụ này, nếu toàn bộ quá trình được thay thế bằng việc tham gia Công ước Lahay, tôi đã không mất nhiều thời gian, công sức và tiền bạc đến thế.
Trường hợp của tôi tất nhiên đặc biệt hơn người khác, thủ tục rắc rối hơn cũng là điều dễ hiểu. Nhưng chắc chắn, tôi không phải là trường hợp cá biệt, xét đến thực tế rằng, yêu cầu thông suốt thủ tục giấy tờ pháp lý hiện nay không còn dừng lại ở phạm vi trong nước, mà có những đòi hỏi mang tính xuyên biên giới.
Câu chuyện "một thủ tục qua ba nước" của tôi chỉ là ví dụ đơn giản cho việc nếu có thể đẩy nhanh tiến trình tham gia Công ước Lahay, Việt Nam sẽ tăng cường được tính thuận lợi trong các giao dịch quốc tế, tiết kiệm được nhiều thời gian cho các cơ quan, ban ngành cũng như người dân, doanh nghiệp, nhà đầu tư - một yếu tố đặc biệt quan trọng trong bối cảnh toàn cầu hóa.
Trong nước, chúng ta vẫn đang duy trì một quy trình hành chính tích lũy rối rắm và cần làm mới toàn diện. Rất nhiều thủ tục phức tạp khác có thể thay bằng một thủ tục đơn giản, và cả nước đang lãng phí rất nhiều cho những đòi hỏi chồng chéo, phức tạp và kém hiệu quả.
Từ năm 2017, một số chuyên gia, trong đó có tôi (với vai trò trưởng nhóm), đã góp ý cho chính phủ về cải tổ bộ máy, cải cách hành chính, và tăng lương. Một trong những ý tôi nhấn mạnh là các thủ tục pháp lý phải được thiết kế bảo đảm các tiêu chí cơ bản như tiết kiệm thời gian, thuận tiện, chi phí thấp, an toàn, và bền vững. Các thủ tục cần được thiết kế để "được việc", chứ không phải "làm khó".
Với thời đại số hóa và trí tuệ nhân tạo, chúng ta cần mạnh dạn loại bỏ các thủ tục cũ một cách hoàn toàn, xây dựng lại quy trình mới hiệu quả. Tôi không dùng từ "cải cách" nữa, vì nó vẫn sẽ dẫm lên cái cũ.
Những năm qua, thủ tục hành chính Việt Nam đã có những cải thiện, nhưng chưa đủ. Tôi tin rằng, với tư duy tiếp cận hoàn toàn mới, chúng ta sẽ có một nền hành chính tinh gọn, hiệu quả và hiện đại, làm bệ phóng đưa đất nước tiến nhanh và bền vững.
Bùi Mẫn