Hơn 30 năm lèo lái con thuyền FPT, ông Trương Gia Bình đã chứng kiến và trải qua không ít cuộc khủng hoảng phạm vi khu vực đến toàn cầu. Kinh nghiệm cho thấy sau mỗi cuộc khủng hoảng, thế giới lại thay đổi sang một trạng thái mới. Covid-19 không phải là ngoại lệ, nhìn ở góc độ tích cực, thậm chí sẽ thúc đẩy cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đến sớm hơn dự kiến.

Cuộc đối thoại với người đứng đầu FPT diễn ra trực tuyến – ông gọi đó là điều "bình thường mới" ở FPT. 

Ông và FPT đã bắt đầu trạng thái làm việc "bình thường mới" từ khi nào?

Chiến tranh, dịch bệnh và các cuộc khủng hoảng xã hội thường tạo ra thái độ, nhu cầu và hành vi mới. Điển hình, Covid-19 đã khiến cho nhiều hoạt động giao tiếp, tương tác của con người diễn ra trên môi trường trực tuyến. Khi đứng trước các thay đổi lớn, bản năng đầu tiên của chúng ta là đấu tranh chống lại, sau đó là thấu hiểu và quản lý những thứ xáo trộn mà thực trạng này mang lại và dần thích nghi nó.

Thay vì chống lại nó, ở FPT, chúng tôi đã tìm cách chủ động thích ứng với trạng thái bình thường mới này. Ngay từ ngày mùng 6 Tết, khi Covid-19 vẫn chưa có nhiều tác động lớn ở Việt Nam và trên toàn cầu, chúng tôi đã đưa ra các cảnh báo cho toàn bộ nhân viên về dịch. Liên tiếp mỗi tuần sau đó, chúng tôi đưa ra các chỉ thị và hướng dẫn làm việc để đảm bảo an toàn sức khỏe, nhanh chóng thích nghi với trạng thái "bình thường mới", đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn.

Các cuộc diễn tập với quy mô 25%, 50%, 100% nhân viên làm việc tại nhà liên tục được thực hiện. Nhân viên sẵn sàng bắt đầu "thích ứng" với môi trường làm việc từ xa nhưng vẫn đảm bảo hiệu năng công việc: điểm danh đúng giờ hàng ngày trên chat room, họp trực tuyến (meeting online) hoặc phần mềm chấm công từ xa.

Cùng với đó, lực lượng IT chuẩn bị hạ tầng để đáp ứng được yêu cầu làm việc tại nhà. Toàn bộ dữ liệu được đưa lên Cloud và các Trung tâm dữ liệu Tiêu chuẩn Quốc tế của FPT. Hỗ trợ cho làm việc từ xa thông suốt là các công cụ phù hợp với từng dự án để theo dõi và kiểm soát năng suất lao động. Hàng trăm dự án của chúng tôi được tạo group trên các kênh các công cụ như Microsoft Teams hoặc Workplace. Nhờ đó, chúng tôi không bị rơi vào trạng thái bị động trong khủng hoảng. Suốt 3 tháng vừa qua, không một ngày nào hoạt động của FPT bị gián đoạn.

Hiện nay, mặc dù chúng ta đã quay trở lại làm việc bình thường, nhưng mọi rủi ro vẫn còn tiềm ẩn, dịch bệnh trên thế giới vẫn chưa được kiểm soát tốt. Chủ động phòng tránh tâm lý chủ quan trong cán bộ nhân viên FPT, chúng tôi vẫn phải duy trì lập kế hoạch và kiểm soát theo tuần, đồng thời giữ mức cảnh báo cao nhất. Nhiều hoạt động vẫn duy trì ở trạng thái bình thường mới: tất cả các hoạt động đào tạo giờ đã đưa lên online và chắc chắn sẽ không quay về phương thức cũ. Một số bộ phận vẫn duy trì làm việc tại nhà. 

Quy định giãn cách xã hội và hạn chế di chuyển được triển khai trên toàn quốc và nhiều nước trên thế giới, việc tiếp cận khách hàng của FPT ra sao?

Ngay từ đầu dịch, tôi đã nhận định rằng thế giới sẽ thay đổi nhanh chóng và sẽ không quay trở lại bình thường như trước. Hoạt động bán hàng của doanh nghiệp cũng sẽ bị thay đổi, số hóa một cách nhanh hơn, cấp bách hơn bao giờ hết.

FPT cũng không phải là ngoại lệ. Hoạt động ở 45 quốc gia trên toàn cầu, khi các nước đóng cửa biên giới với nhau, chúng tôi đã phải tạm dừng tất cả các chuyến công tác bán hàng theo phương thức truyền thống. Xác định bán hàng là hoạt động sống còn nên chúng tôi phải tìm mọi cách xoay sở. Không thể bán hàng trực tiếp thì chúng tôi chuyển sang bán hàng trực tuyến (online).

Đối với mảng khách hàng đại chúng (B2C), từ mô hình bán trực tiếp tại cửa hàng hoặc tới nhà khách hàng (door to door), trong 3 tháng qua chúng tôi đẩy mạnh bán hàng online trên web, mạng xã hội, ứng dụng di động. Ngay trong ngày đầu tiên cách ly xã hội, hơn 600 nhân viên bán hàng của FPT Shop đã chuyển sang bán hàng online.

Để thuyết phục đối tác, chúng tôi phải chuẩn bị kỹ lưỡng hơn rất nhiều so với gặp offline. Cụ thể, chúng tôi phải tìm hiểu rất kỹ các mối quan tâm của họ, chuẩn bị các nền tảng họp với các tính năng họp khác nhau, từ meeting bình thường đến thiết kế riêng các hệ thống Webinar để làm các hội thảo lớn trên 1.000 người tham dự có tương tác đa kênh. Nhờ đó, khoảng vài email trao đổi, chúng tôi đã có thể đặt được lịch họp với khách hàng. 100% các cuộc gặp này đều kết thúc bằng việc thống nhất thiết lập nền tảng họp online chung hàng tháng giữa hai bên.

Đây là một điều bình thường mới, bởi trước đây thường cả năm, thậm chí vài năm, lãnh đạo cấp cao của hai bên mới gặp nhau. Đặc biệt, với gặp khách hàng online, chúng tôi có thể cùng lúc huy động được cả đội ngũ chuyên gia của mình trên toàn cầu để tham gia cùng mà không cần phải di chuyển. Chúng tôi vừa ký online hợp đồng ERP chỉ sau 5 cuộc họp online cùng khách hàng.

Làm việc với khách hàng không chỉ có bán hàng mà còn phải triển khai các dự án để đảm bảo về đích kịp thời hạn, đúng cam kết với khách hàng. Có những dự án trước đây phải có sự tham gia trực tiếp của chuyên gia hãng từ nước ngoài, nhưng vì dịch nên phải làm việc với nhau từ xa. Chúng tôi đã thiết lập các phòng làm việc online để đối tác, khách hàng có thể cùng tham gia triển khai trên đó. Có dự án triển khai online mà về đích trước 1,5 tháng so với cam kết với khách hàng. Trong tương lai, các đối tác và khách hàng sẽ tin tưởng hơn vào mô hình chuyên gia từ xa này bởi nó vừa đảm bảo cho chất lượng triển khai và tiến độ đề ra, lại tối ưu về chi phí và thời gian.

FPT có tiếp tục giữ hình thức bán hàng trong trạng thái "bình thường mới" này khi mọi thứ trở lại bình thường?

Cách mà chúng tôi đang làm không phải là để đối phó với sự thay đổi của hiện tại mà chuẩn bị cho tương lai mới, khác với tương lai mà chúng ta đã hình dung và lên chiến lược kinh doanh trước đây.

Muốn làm điều đó thì cần phải tạo ra những thói quen làm việc của trạng thái "bình thường mới" và công nhận điều đó là bình thường. Chúng tôi đào tạo cách bán hàng online cho toàn bộ đội ngũ bán hàng. Trong các cuộc đào tạo này, chúng tôi liên tục đưa ra các tình huống giả định cho việc tiếp cận, trao đổi online với khách hàng và yêu cầu các bạn phụ trách sale giải quyết.

Điều ngạc nhiên là các cuộc đào tạo này có số đông cán bộ sale đăng ký tham gia kỷ lục. Có buổi đào tạo tại một đơn vị lên tới hơn 300 người, cao gấp 3-4 lần so với đào tạo offline. Bây giờ, FPT coi việc bán hàng online, triển khai online là điều bình thường, song song với hình thức offline. Nếu bạn là nhân viên sale, bạn có thể sắp xếp gặp được khách hàng dù họ đang đi công tác xa và đã quen việc họp trực tuyến như một điều bình thường.

Bạn không thể làm trong trạng thái "bình thường mới" nếu đối tác của bạn không làm điều đó với bạn. Vì vậy, chúng tôi hỗ trợ và chuyển giao công nghệ rất nhanh cho các đối tác của mình để cùng nhau thích ứng với trạng thái "bình thường mới" này. Có 3 ngày chuẩn bị nhưng chúng tôi chỉ mất một buổi giới thiệu, một buổi tập dượt và thực hành với đội tổ chức của Hội Mỹ nghệ và chế biến gỗ TP.HCM (HAWA) là các bạn đã có thể cùng thực hiện webinar thành công, với một team hỗ trợ rất gọn nhẹ từ FPT.

Rồi sau đó, HAWA có thể tổ chức các webinar trong hiệp hội và lan tỏa cách làm này tới hàng trăm thành viên của mình. Dần dần, chúng ta sẽ hình thành nên một xã hội bình thường mới với những thói quen làm việc, bán hàng, giao tiếp online rất tự nhiên như cách chúng ta quen mới máy nhắn tin, email, điện thoại di động, ứng dụng web 2.0 trước đây.

Là người từng trải qua nhiều cuộc khủng hoảng lớn, ông nhận thấy sự thay đổi lần này có gì khác biệt với bình thường mới được hình thành, sau các cuộc khủng hoảng trước đó?

Đó là sự đột phá về năng suất lao động. Covid-19 bằng một cách "bất thường" đã thúc đẩy thế giới mới của cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đến nhanh hơn so với dự kiến.

Hầu hết các quy trình vận hành sẽ được số hóa và tự động hoá, từ quản trị doanh nghiệp đến tương tác với khách hàng. Những sản phẩm tích hợp và tận dụng sức mạnh của các công nghệ lõi: trí tuệ nhân tạo (AI), Vạn vật kết nối (IoT), Học máy (Machine Learning), Dữ liệu lớn (Big Data), Điện toán đám mây (Cloud Computing)... được đưa vào hoạt động có thể giúp doanh nghiệp hoạch định và tối ưu vận hành. Từ đó, cắt giảm 30 - 70%, thậm chí tới hơn 90% chi phí trong một số khu vực.

Hệ thống nhà máy sản xuất có thể được vận hành tự động và kiểm soát theo thời gian thực, tiến đến tương lai của các nhà máy không ánh đèn và không người vận hành. Từ đó việc vận hành, sửa chữa, khắc phục sự cố được thực hiện liền mạch, nâng cao năng suất lên gấp nhiều lần và tối ưu chi phí một cách đột phá. Khảo sát của IDG cho thấy, ứng dụng các giải pháp trí tuệ nhân tạo có thể giúp tăng đến 52% năng suất của người lao động.

Chúng tôi mới có một khách hàng trong ngành tài chính cá nhân, đang phục vụ hàng triệu người. Với số lượng khách hàng khổng lồ, việc duy trì bộ máy nhân sự chăm sóc khách hàng, truyền tải thông tin, cân bằng giữa chi phí vận hành, mang lại trải nghiệm tốt nhất... là một thách thức lớn, đặc biệt trong điều kiện giãn cách xã hội mọi tiếp xúc trực tiếp đều bị đóng lại.

Trong dịch vừa qua, khách hàng của chúng tôi đã chính thức đưa vào sử dụng hệ thống Trợ lý tổng đài ảo với công nghệ Trí tuệ nhân tạo. Toàn bộ các cuộc gọi đến và đi cho khách hàng đều được thực hiện bằng máy, cho tốc độ đáp ứng gấp hàng trăm lần so với con người nhưng vẫn giữ được tối đa sự tương tác ngôn ngữ tự nhiên. 

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang đối mặt với bài toán sống sót qua cơn khủng hoảng, hơn là nói đến việc bứt phá. Lời khuyên của ông là gì?

Trong các cuộc khủng hoảng, điều đầu tiên là sự phản ứng và phòng thủ nhanh chóng. Giai đoạn trước mắt, điều quan trọng nhất với doanh nghiệp là chuyển trọng tâm sang thực hiện các kế hoạch để sinh tồn, sau đó đảm bảo tính liên tục và cuối cùng là chuyển đổi cho tương lai.

Ở FPT, chiến lược sinh tồn của chúng tôi là ngay lập tức chuyển mọi hoạt động sang "thời chiến", tức là áp dụng các nguyên tắc của một cuộc chiến vào hoạt động doanh nghiệp. Đó là thực hiện mục tiêu trọng điểm, chủ động tấn công, hợp lực sức mạnh, giao quyền tối cao cho các chỉ huy, đặt an toàn tính mạng của nhân viên trong công ty lên hàng đầu.

Tôi lấy ví dụ như trong thời bình, chúng ta có thể thử nghiệm nhiều mục tiêu khác nhau thì nay chỉ chọn những mục tiêu trọng điểm, ưu tiên các hoạt động tạo ra nguồn thu. Trong thời bình, chúng ta quản lý tài chính dưới góc độ phát triển bền vững. Nay dưới góc độ sinh tồn, việc thu hồi công nợ, xử lý hàng tồn, tránh mất vốn; cắt giảm chi đầu phí đầu vào; thực thi tiết kiệm; cắt mọi chi phí, đầu tư, chương trình, đề án, hoạt động không mang lại doanh thu hay hiệu quả trong ngắn hạn được đặt ưu tiên hàng đầu. Nếu trong thời bình, kế hoạch kinh doanh được thiết lập trước hàng năm thì trong thời chiến, phải hết sức linh hoạt, được xây dựng theo từng tuần, tháng và điều chỉnh theo diễn biến thực tế của dịch bệnh...

Tuy nhiên, những giải pháp trên mang tính ngắn hạn. Chúng ta cần tìm cách sống sót dài hơn, bằng cách định hình tương lai thông qua việc lựa chọn các giải pháp sinh tồn có thể hỗ trợ chuyển đổi số, mang lại giá trị lâu dài cho doanh nghiệp. Lấy ví dụ, ở giai đoạn khủng hoảng tài chính 2008-2010, tồn tại 3 hướng phản ứng chính trong giới doanh nghiệp: Cắt giảm chi phí ngắn hạn, Không phản ứng và Áp dụng chuyển đổi số. Năm 2009, tỷ suất lợi nhuận của 3 hướng này trả về lần lượt là: khoảng -7%, 2% và 3%. Hai năm sau đó, tỷ suất lợi nhuận của các doanh nghiệp số hoá đạt mức cao nhất với hơn 10%.

Như vậy, chỉ có áp dụng chuyển đổi số để thay đổi cơ cấu chi phí và tạo năng lực cạnh tranh mang lại hiệu quả cao hơn so với đơn thuần cắt giảm chi phí và chiếm thị phần sau phục hồi.

Ở FPT, ngoài việc thực hiện cắt giảm chi phí, đổi mới các hình thức kinh doanh, chúng tôi đang đẩy mạnh ứng dụng các giải pháp chuyển đổi số. Điểm khác biệt là bây giờ, mọi quy trình thực hiện đều được rút gọn. Trước đây việc đưa vào ứng dụng các dự án chuyển đổi số cần tiến hành từng bước, thử nghiệm ở cấp nhỏ, rồi trải qua các công đoạn đánh giá, kiểm thử mất vài tháng đến cả năm. Bây giờ, quy trình rút gọn lại chỉ tính bằng tuần.

Khi chúng tôi phát động "thời chiến" yêu cầu các công ty tìm cách ứng dụng công nghệ để cắt giảm và tiết kiệm chi phí, ngay lập tức có đơn vị đã cho phép đưa vào ứng dụng 8 tool để tự động hóa các nghiệp vụ hàng ngày, giúp tiết kiệm khoảng 1,6 tỷ đồng mỗi tháng. Chúng tôi cũng vừa quyết định đưa vào áp dụng cấp Tập đoàn giải pháp giao việc nhanh tùy biến, sắp tới sẽ là hợp đồng thông minh, chữ ký số, hóa đơn điện tử... Mọi hoạt động văn phòng sẽ được số hóa, chi phí văn phòng sẽ được cắt giảm tới 90% và năng suất lao động dự kiến sẽ cao hơn nhiều lần hiện tại. 

Nhiều tập đoàn đa quốc gia chuẩn bị kế hoạch rút khỏi Trung Quốc. Doanh nghiệp Việt cần làm gì để có thể đón các cơ hội này?

Việc doanh nghiệp Nhật, Mỹ, Châu Âu... chuyển địa điểm ra khỏi Trung Quốc giống như đàn cá di chuyển từ nơi này sang nơi khác khi biển động. Điều tôi lo sợ nhất là khi gặp đàn cá lớn như vậy, nếu không có sự chuẩn bị tốt thì doanh nghiệp Việt Nam có nguy cơ "thủng lưới". Mà nếu "thủng lưới" thì "cá" sẽ đi hết luôn.

Nhiều năm trước, làn sóng Nhật Bản dịch chuyển mạnh các đơn hàng gia công xuất khẩu phần mềm từ Trung Quốc sang các nước ASEAN. Tiếc là nhiều doanh nghiệp phần mềm Việt Nam chỉ "ngắm nghía" từ xa mà không quyết tâm làm, bị bỏ lỡ mất làn sóng này.

Hiện nay, Chính phủ đã khống chế dịch tốt là một điểm cộng lớn cho Việt Nam lọt vào danh sách các điểm đến của các công ty trên toàn cầu. Để nắm bắt cơ hội này, tôi nghĩ mỗi doanh nghiệp đều phải xét bài toán thu hẹp các mối quan hệ, thắt chặt chúng như một hệ sinh thái vượt qua cơn lũ. Chúng ta cần đồng tâm hợp lực để phát huy sức mạnh nội lực, chứng minh với thế giới về năng lực và sự linh hoạt.

FPT sẽ đồng hành với các doanh nghiệp Việt Nam như thế nào?

Như các doanh nghiệp khác, chúng tôi cũng phải đối mặt với nhiều thách thức. Tuy nhiên, FPT có may mắn hơn các doanh nghiệp khác là đã đi trước một bước.

Sắp tới, chúng tôi sẽ tổ chức chuỗi các webinar với doanh nghiệp của từng nhóm ngành để chia sẻ kinh nghiệm, cùng tìm ra các giải pháp để sinh tồn và bứt phá. Chúng tôi sẽ cùng với các đối tác, khách hàng xây dựng các đội phản ứng nhanh để xác định các vấn đề sống còn của họ là gì, cách giải quyết ra sao. Ngoài ra, FPT sẽ tiếp tục tăng cường đầu tư các giải pháp chuyển đổi số có thể giúp các doanh nghiệp ứng dụng được ngay. Giải pháp này rút ngắn 30-50% thời gian triển khai chuyển đổi số và mang lại những kết quả vượt trội như văn phòng không giấy tờ, không chạm với chi phí giao dịch bằng 0 chỉ trong vòng vài tháng.

Tôi mong các doanh nghiệp sẽ tận dụng cơ hội để nhanh chóng thích nghi với bối cảnh mới để sinh tồn, tạo ra các cơ hội kinh doanh mới để cùng nhau vươn lên trong và sau dịch.

Nội dung: Kỳ Minh  - Thiết kế: Thái Hưng - Ảnh: Ngọc Thành, Giang Huy