Công ty bạn đã cho nhân viên làm việc online như thế nào? Làm thế nào vượt qua khó khăn, cùng đất nước chống dịch Covid-19. Chia sẻ bài viết, video, ảnh chủ đề 'Tôi ở nhà' tại đây.
"Em ơi, em cứ trông xe trông hộ chị mấy ngày, chị trả lương đàng hoàng, chứ xe bao nhiêu người, để không thế này làm sao được". Đó là câu chuyện tôi vô tình nghe được sáng nay khi đi chợ, của một nữ giám đốc doanh nghiệp phần mềm trao đổi với người bán trà đá trước công ty. Vỉa hè ở đây thường được mấy doanh nghiệp thuê cho nhân viên để xe. Người bán trà đá ngay bên cạnh nên cũng kiêm luôn bảo vệ. Nhưng hôm nay, quán phải đóng cửa theo lệnh của thành phố, tự nhiên xe của doanh nghiệp lại không có người trông.
Ngoảnh đầu nhìn, bãi đỗ xe la liệt hơn 70 chiếc xe máy, tôi bỗng lắc đầu ngao ngán. Dịch bệnh lúc này đang vô cùng phức tạp, Các thành phố đã có quy định đóng cửa các quán cafe và dịch vụ giải trí tập trung đông người. Nhưng vẫn còn một khu vực bị bỏ qua, hoặc quá khó để đóng cửa, đó là khối nhân viên văn phòng.
Đặc thù của hệ thống doanh nghiệp Việt Nam thường là các doanh nghiệp nhỏ lẻ, tầm 30-100 người, doanh thu cũng không phải quá cao. Vì thế, các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường chỉ thuê một văn phòng nhỏ, hay một sảnh của một tòa nhà nào đó, không có phân chia khu vực phòng ban cụ thể mà mọi người ngồi cùng với nhau trong một không gian. Cũng có nghĩa, nhân viên kinh doanh đi ra ngoài gặp khách xong sẽ về ngồi ăn cơm, họp hành làm việc với nhân viên làm việc tại chỗ. Không cần nói cũng hiểu nguy cơ lây nhiễm cao như thế nào?
Từ những ngày đầu chống dịch, các doanh nghiệp văn phòng đã được khuyến khích chuyển qua làm việc online. Là một người thiết kế quy trình làm việc cho doanh nghiệp, tôi hiểu điều đó rất khó khăn. Làm việc online là một phương pháp mới. Nó không đơn giản rằng bạn chỉ cần có một phần mềm làm việc từ xa, một đường truyền internet ổn định là có thể làm việc được. Bạn cần một quy trình mới hoàn toàn so với quy trình bạn vẫn thường làm, cần một hệ thống đánh giá chất lượng công việc cũng mới hoàn toàn so với những gì bạn biết.
Do đó, năng suất công việc của doanh nghiệp sẽ suy giảm khi bắt đầu triển khai mô hình làm việc chưa từng được ứng dụng này. Đây cũng là lý do chính khiến các doanh nghiệp rụt rè hoặc quyết định không triển khai làm việc online kể cả trong thời buổi dịch bệnh phức tạp như hiện nay.
Tuy nhiên, đứng dưới góc nhìn hoạch định rủi ro, ta phải đánh giá lại. Nếu tiếp tục duy trì mô hình truyền thống, nguy cơ xảy dịch bệnh tại doanh nghiệp sẽ rất cao. Và sẽ thế nào nếu đột nhiên một nhân viên trong doanh nghiệp bị nhiễm bệnh? Khi đó tất cả thành viên trong doanh nghiệp sẽ trở thành F1, và tất nhiên cả doanh nghiệp sẽ bị đưa đi cách ly tập trung.
Doanh nghiệp sẽ hoàn toàn bị động, bất ngờ và không có phương án đối phó. Nhân viên sẽ lâm vào trạng thái hoảng loạn tột độ. Đương nhiên sẽ không thể hy vọng họ có thể tiếp tục mở máy và viết email xin lỗi khách hàng hay hoãn lịch với đối tác trong khi đang phải cách ly. Khách hàng hay đối tác của doanh nghiệp hẳn cũng sẽ hoang mang khi nhận được một email như thế. Cứ thế doanh nghiệp sẽ hoàn toàn bị "đóng băng" trong 14 ngày, quãng thời gian không quá nhanh cũng không quá chậm, chỉ vừa đủ để nộp đơn xin phá sản.
Và như thế, mặc dù làm việc online lúc đầu sẽ giảm năng suất, nhưng nó sẽ cho doanh nghiệp khả năng phân tán rủi ro. Vì khi đó, dù có người bị nhiễm bệnh, doanh nghiệp sẽ không hẳn mất toàn bộ nhân viên, và vẫn có thể hoạt động ở một mức độ nào đó, thậm chí không ảnh hưởng gì.
Đó là chưa nói, làm việc online được coi là mô hình làm việc mới tiến bộ hơn mô hình văn phòng truyền thống. Không phải vô lý mà nó được coi như giải pháp lúc này. Vì làm việc online có một hệ thống đánh giá dựa trên chất lượng công việc chứ không phải dạng "đánh kẻng chấm công" như hợp tác xã thời bao cấp. Về lâu dài, hệ thống đó sẽ giúp cải thiện đáng kể chất lượng công việc cho doanh nghiệp, kết nối với những nguồn nhân lực mới mà không bị hạn chế về mặt địa lý, cũng như loại bỏ những thành phần lao động không hiệu quả.
Hơn nữa, đứng dưới góc nhìn của nhân viên, trong thời buổi này, ai cũng muốn ở nhà, chưa cần để bảo vệ xã hội mà đơn thuần chỉ bảo vệ bản thân và gia đình. Người lao động chỉ cố gắng đến làm việc vì đồng lương, mà đôi khi chỉ vì nể mặt lãnh đạo, vì họ cũng có bảo hiểm thất nghiệp mà. Nếu doanh nghiệp tổ chức một buổi bỏ phiếu, tôi tin ít nhất 80% số phiếu ủng hộ làm việc online.
Tất nhiên, nói qua thì cũng phải nói lại. Việc triển khai làm việc online hoàn toàn không dễ dàng. Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc phân nhỏ các đơn vị và tập huấn cũng như áp dụng dần dần việc làm việc tại nhà với một số nhóm trước. Mặc dù vẫn có rủi ro cao, nhưng đã đỡ hơn rất nhiều việc làm việc tập trung. Những nhóm nhỏ đó sẽ trở thành thành phần dự phòng trước khi đột nhiên có rủi ro. Phản hồi từ họ cũng sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh thêm quy trình trước khi cho nhóm tiếp theo làm việc online. Cứ như thế, chỉ sau một thời gian ngắn, doanh nghiệp sẽ hoàn toàn làm chủ được quy trình làm việc từ xa, thậm chí chuyển đổi 100% sang làm việc từ xa.
Cuối cùng, qua câu chuyện tìm người trông xe này, tôi chỉ hy vọng các doanh nghiệp sẽ nhìn nhận việc triển khai làm việc từ xa một cách nghiêm túc hơn. Người lao động sẽ có một cái nhìn thông cảm hơn với doanh nghiệp khi không thể ngay lập tức triển khai mô hình làm việc từ xa để đảm bảo sức khỏe cho nhân viên. Dịch bệnh là một nguy cơ, nhưng nó cũng là cơ hội. Người sớm thay đổi không chỉ sớm thích nghi mà còn có thể tìm kiếm được rất nhiều lợi thế cho mình trong lúc này. Thời thế tạo anh hùng, và đây chính là lúc thế thời, tôi chỉ muốn nhắn nhủ điều đó với các lãnh đạo doanh nghiệp.
>> Chia sẻ bài viết, video, ảnh chủ đề 'Tôi ở nhà' tại đây.
Nguyễn Hoàn
