Các chuyên gia nhận định trong vài năm trở lại đây, sự phát triển của công nghệ, phương tiện thanh toán, thông tin liên lạc và mạng xã hội đang dần thay đổi các chuẩn mực kinh doanh, làm việc, tương tác giữa người- người và cá nhân- tập thể trong xã hội.
Theo đó, các cá nhân, doanh nghiệp hướng đến tận dụng, khai thác triệt để các nền tảng công nghệ, công cụ khác nhau trên Internet để cắt giảm giờ làm, chi phí kinh doanh, vận hành doanh nghiêp cũng như tăng năng suất công việc.
Sự chuyển dịch từ mô hình văn phòng vật lý đã đến các hình thức làm việc từ xa, rồi mô hình chia sẻ không gian làm việc chung (co- working space). Bước chuyển tiếp theo của mô hình làm việc được dự đoán là "office- less" – "không văn phòng". Cụ thể, các doanh nghiệp sẽ hoàn toàn được xây dựng trực tuyến, sử dụng những công cụ, nền tảng kết nối để liên lạc và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.
Dựa trên nền tảng công nghệ, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể quản lý nhân viên, kết nối và giải quyết công việc mà không cần phải có văn phòng vật lý: Ảnh: Eraweb
Những doanh nghiệp theo mô hình này có thể sử dụng các dịch vụ như G Suite, Dropbox hay Yandex Disk để lưu trữ và chia sẻ thông tin trực tuyến và Zoom để liên hệ giữa các đồng nghiệp, tổ chức hội họp, tương tác trực tuyến qua màn hình; Trello hay Asana để quản lý công việc,...
Theo thống kê, Mỹ là một trong những quốc gia dẫn đầu phong trào "làm việc không văn phòng". Tại Việt Nam, mô hình này cũng đang được một số công ty công nghệ áp dụng thử nghiệm, trong đó có Eraweb - startup về dịch vụ thiết kế website thông minh vừa ra mắt nền tảng thiết kế kéo-thả.
Chia sẻ với VnExpress, ông Lê Văn, CEO Eraweb cho biết : "Ở Eraweb, nhân viên có thể làm việc tại nhà, các quán cà phê hoặc bất kì không gian nào đem lại cho họ sự thoải mái và tập trung. Họ có thể sắp xếp thời gian hợp lý để cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Từ đó, hiệu quả làm việc được nâng cao. Đương nhiên, chúng tôi có phương pháp và công cụ để chắc chắn đạt các mục tiêu đã đề ra".
Ông Lê Văn cho biết nhân viên ngày nay có tâm lý đánh giá cao những môi trường làm việc tự do và linh hoạt. Mô hình này mang lại một số lợi thế nhất định. Thứ nhất, cách vận hành này khuyến khích các cá nhân dành nhiều thời gian hơn cho gia đình, bản thân trong khi vẫn tự chủ sắp xếp công việc. Trạng thái thoải mái, không bị ức chế của người lao động vì bị kiểm soát, áp lực giao tiếp nơi công sở hay những tương tác vật lý cơ bản tại chỗ làm giúp giải phỏng sức sáng tạo, tăng năng suất lao động.
Thứ hai, ông Văn cho rằng phụ nữ sẽ được truyền cảm hứng và khuyến khích tham gia vào thị trường lao động nhiều hơn khi không phải chọn lựa giữa đến công sở và ở nhà chăm con. Thứ ba, nếu nhân viên có thể làm việc ở bất cứ đâu thì tức là doanh nghiệp cũng có thể tuyển dụng ở bất cứ nơi nào khi văn phòng không bị giới hạn ở khu vực địa lý.
Thứ tư, doanh nghiệp sẽ không phải chịu các chi phí thuê văn phòng, trang trí, mua sắm nội thất, trang thiết bị, phí quản lý, tiền điện, nước,...Giám đốc điều hành Eraweb cho biết giờ các công cụ rất sẵn có và miễn phí, doanh nghiệp có thể hoàn toàn không tốn một đồng về chi phí vận hành nếu duy trì hình thức làm việc trực tuyến. Thay vào đó, các ông chủ doanh nghiệp có thể dành nguồn vốn cho các hoạt động Marketing, quảng cáo để đẩy mạnh doanh số bán hàng.
Ông Lê Văn, Nhà sáng lập Eraweb cho biết theo đuổi mô hình làm việc không văn phòng là chiến lược và lợi thế cạnh tranh của startup này trong vấn đề tuyển dụng, cắt giảm chi phí vận hành và tăng năng suốt. Ảnh: Eraweb
Ngoài các dịch vụ có sẵn, Eraweb còn tự xây dựng và thiết lập công cụ nhằm quản lý thông tin nhân viên, chấm công và theo dõi thời gian, vị trí làm việc, quản lý công việc giúp đánh giá hiệu quả công việc đến từng giờ...
Tuy vậy, theo giám đốc điều hành Eraweb, việc triển khai mô hình "không văn phòng" không đơn giản. Để xác định xem việc có mở văn phòng vật lý cho công ty hay không, chủ doanh nghiệp cần đánh giá giữa lợi ích và những hạn chế loại hình này dựa trên kế hoạch công việc và định hướng phát triển.
Trước tiên, các chủ doanh nghiệp cần trao đổi với nhân viên để hiểu rõ cảm nhận của người lao động về hình thức làm việc từ xa bởi công việc chỉ đạt hiệu quả khi nhân viên hài lòng với môi trường doanh nghiệp. Thêm vào đó, vì làm việc chủ yếu qua Internet mà không hoặc ít gặp mặt trực tiếp, nên các chủ doanh nghiệp, nhà quản lý và cả nhân viên cần nỗ lực phối hợp để xây dựng văn hóa công ty và giao tiếp hiệu quả.
Bước tiếp theo là lựa chọn các công cụ làm việc phù hợp. Đặc biệt, chủ doanh nghiệp cần có chiến lược cụ thể để quản lý hoạt động của các cấp nhân viên nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất.
Hiện Eraweb đang xác định mô hình này là hướng đi mới cũng như lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong việc tuyển dụng, giữ chân và kết nối nhân sự. Vì vậy, công ty này hiện triển khai kế hoạch tìm nhân lực, đối tác trên toàn quốc hỗ trợ mục đích mở rộng phạm vi kinh doanh cũng như khai thác các thị trường tiềm năng khác.
Với chiến lược nói không với văn phòng truyền thống, Eraweb tin rằng đây là cơ hội không giới hạn đối với tất cả các nhân sự mong muốn tìm kiếm một cơ hội nghề nghiệp hoặc cơ hội hợp tác xuyên biên giới. Trong tầm nhìn tương lai, công ty tin rằng mô hình này sẽ ngày càng phổ biến, giúp phát huy hiệu quả làm việc, xây dựng văn hóa công ty, doanh nghiệp giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận.
Hà My