Phần mềm dạng dịch vụ (SaaS) ngày càng trở nên phổ biến với nhiều tổ chức trên thế giới. Tuy nhiên SaaS cũng đi kèm với những rủi ro về an toàn dữ liệu. Các doanh nghiệp thường sử dụng nhiều SaaS như Google Drive, Microsoft 365, Slack hoặc Dropbox trong công việc hàng ngày để lưu trữ, chia sẻ tài liệu trên nhiều thiết bị và cộng tác theo thời gian thực.
Tuy nhiên, sử dụng nhiều ứng dụng cùng lúc đồng nghĩa với việc người dùng phải chuyển đổi liên tục giữa các nền tảng khác nhau, dẫn đến việc tệp tin và dữ liệu bị phân tán và có nguy cơ rò rỉ trong quá trình giao tiếp nhóm.
Người dùng sử dụng công cụ giao tiếp trong công việc. Ảnh: Synology
Nhiều tổ chức đã vô tình tiết lộ dữ liệu nhạy cảm khi sử dụng các công cụ SaaS do không thiết lập xác thực đa yếu tố (MFA) hoặc chia sẻ đường dẫn ra bên ngoài mà không có biện pháp bảo mật. Theo báo cáo State of SaaS Report của Wing Security vào đầu năm 2024, hơn 73% các tổ chức đang chia sẻ thông tin nhạy cảm của nội bộ ra ngoài trên các ứng dụng SaaS. 67% trong số đó được chia sẻ với quyền cho phép thay đổi dưới dạng "bất kỳ ai có đường link này".
Tổ chức này cũng trích dẫn báo cáo Digital Defense của Microsoft, chỉ ra mỗi giây hệ thống của ông lớn này phải chặn tới 4.000 lượt tấn công chiếm mật khẩu của các ứng dụng SaaS. Điều này khiến dữ liệu của nhiều tổ chức gặp rủi ro có thể bị phát tán lên mạng hoặc đánh cắp từ đó có thể gây thiệt hại lên đến hàng triệu USD.
Yếu tố hàng đầu về bảo mật thường gặp ở các công cụ này là việc Dữ liệu nhạy cảm không được bảo vệ. Các nền tảng SaaS tạo điều kiện cho nhân viên làm việc từ xa hoặc chia sẻ dữ liệu ra bên ngoài dễ dàng. Tuy trách nhiệm bảo vệ hạ tầng thuộc về nhà cung cấp dịch vụ, nhưng nhiệm vụ ngăn chặn rò rỉ dữ liệu lại là của người dùng. Nhiều tổ chức không biết những dữ liệu nào đang lưu trữ trên các nền tảng SaaS và những ai có quyền truy cập. Điều này có thể dẫn đến những hệ lỗ hổng bảo mật và rủi ro rò rỉ thông tin.
Tiếp theo là việc Quản lý dữ liệu phân tán trên SaaS. Trong cùng một tổ chức, các phòng ban khác nhau sử dụng các ứng dụng SaaS khác nhau mà thường không thông báo cho bộ phận Công nghệ Thông tin. Vì vậy, các ứng dụng của bên thứ 3 này không được tính đến trong chiến lược bảo mật của nhiều công ty. Ngoài ra, nhiều ứng dụng SaaS có các tính năng bảo mật riêng cần phải được cấu hình đúng, điều này dễ dẫn đến sai sót và mở ra các lỗ hổng trong tổ chức. Khi số lượng ứng dụng tham gia vào quy trình làm việc càng nhiều, nguy cơ rò rỉ dữ liệu càng tăng.
Các công cụ giao tiếp trong công việc từ Synology. Ảnh: Synology
Cấu hình đám mây không chính xác và phân tán quyền kiểm soát cũng là một trong những nguyên nhân. Các nhà cung cấp SaaS thường xuyên cập nhật tính năng mới cho các ứng dụng của họ, điều này khiến việc duy trì cấu hình trở nên khó khăn đối với các quản trị viên IT. Cấu hình sai có thể dẫn đến nguy cơ rò rỉ dữ liệu. Cấu hình không đúng có thể dẫn đến rủi ro rò rỉ thông tin.
Từ các yếu tố trên, nhiều tổ chức sở hữu dữ liệu nhạy cảm trong các lĩnh vực tài chính, y tế và giáo dục... lựa chọn giải pháp công cụ năng suất tại chỗ như Synology Office Suite. Bộ công cụ này cộng tác với đám mây riêng, cho phép tạo tài liệu, bảng tính, bài thuyết trình, chỉnh sửa đồng thời và truy cập từ xa trong khi vẫn đảm bảo bảo mật mạng nội bộ. Ngoài ra, các công cụ như Synology Office Suite cung cấp ứng dụng văn phòng trên cùng nền tảng, có bảng điều khiển quản lý tập trung, giúp quản trị viên IT giám sát hoạt động người dùng và thiết lập bảo mật toàn diện cho tổ chức. Cuối cùng, doanh nghiệp chỉ cần trả một lần để sử dụng lâu dài trên Synology Office Suite, không mất phí định kỳ.
Ngày 18/6, Synology tổ chức hội thảo trực tuyến về giải pháp công cụ năng suất trên Synology Office Suite, dành riêng cho các doanh nghiệp. Đăng ký tham gia miễn phí tại đây.
(Nguồn: Synology)