Báo cáo khảo sát do Cvent - đơn vị cung cấp công nghệ tổ chức hội nghị, sự kiện và khách sạn nổi tiếng thế giới, công bố hồi tháng 10/2022 cho thấy toàn cảnh sự phục hồi của lĩnh vực tổ chức sự kiện, hội nghị trên toàn Đông Nam Á.

Cụ thể, từ tháng 11/2021 đến tháng 10/2022, số lượng và giá trị RFP (đề nghị mời thầu) duy nhất gửi đến các đơn vị, địa điểm tại Đông Nam Á tăng lần lượt là 1.724 lời mời (tương đương 205%) và 152 triệu USD (tăng tương đương 72%). Trong đó, tỷ lệ các nhà hoạch định sự kiện Đông Nam Á cũng tăng từ 47% lên 53%.

Dù các hoạt động xã hội đã trở lại bình thường, nhu cầu tổ chức sự kiện trực tiếp và hybrid (kết hợp trực tuyến và trực tiếp) vẫn ở mức cao. Cụ thể, trong năm 2022, có đến 90% nhà hoạch định sự kiện tại Đông Nam Á tích cực tìm nguồn cung ứng và đăng ký các sự kiện trực tiếp. Bên cạnh đó, có đến 48% đơn vị tại châu Á lên kế hoạch tổ chức sự kiện theo hình thức hybrid để giữ vững tính linh hoạt.

Không chỉ tối ưu chi phí, việc tổ chức song song trực tiếp - trực tuyến còn giúp thu hút đông đảo khán giả ở xa. Các hội nghị theo hình thức này quy mô nhỏ và vừa (khoảng 25-50 khách) vẫn là lựa chọn chiếm ưu thế trên thế giới. Số liệu phần nào cho thấy mô hình này vẫn rất được ưa chuộng, kể cả khi nhiều hoạt động đã trở lại bình thường.

Bên cạnh đó, khảo sát của Cvent cũng cho thấy có hơn 33% nhà hoạch định sự kiện châu Á chỉ ra các khán phòng hoặc studio có hệ thống thiết bị, công nghệ hiện đại, sẵn sàng đáp ứng mô hình hybrid... là những yếu tố lớn tác động đến quyết định chọn địa điểm cuối cùng. Hiệu quả hoạt động và quy trình tự động hóa nhờ sử dụng các công cụ, thiết bị kỹ thuật số là chìa khóa giúp đẩy nhanh quá trình phục hồi ngành MICE.

Đồng thời, Cvent khuyến khích các nhà cung cấp dịch vụ và địa điểm du lịch MICE tập trung vào các mảng bán hàng, vận hành, quảng bá và bổ sung ưu đãi cho khách lưu trú ngắn ngày.

Cụ thể, để tránh tình trạng quá tải trong khâu vận hành, các bên tổ chức hoặc cho thuê địa điểm nên nâng cấp khâu này, ứng dụng phương thức tự động hóa. Đơn cử như khách sạn có thể tối ưu quy trình check-in thủ công bằng các công cụ kỹ thuật số, cho phép khách đến dự sự kiện tự nhận – trả phòng, đồng thời dùng giải pháp bảo mật passkey.

Về mảng tiếp thị - quảng bá, Cvent khuyên các bên quản lý địa điểm nên tối ưu khả năng hiển thị thông tin về diện tích, quy mô với số liệu rõ ràng, những điểm mạnh, điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện hữu... Các bên tổ chức sự kiện sẽ có cơ sở để củng cố niềm tin, cân nhắc năng lực địa điểm tổ chức và lựa chọn dễ dàng hơn.

Theo báo cáo của Cvent, Singapore tiếp tục dẫn đầu danh sách các quốc gia Đông Nam Á tiềm năng cho sự kiện hybrid.

Từ sau đại dịch, chính phủ Singapore đã liên tục áp dụng các chính sách, sáng kiến kỹ thuật số, góp phần thúc đẩy du lịch MICE trong nước nhanh chóng phục hồi, đồng thời ưu tiên cho các nhà hoạch định sự kiện. Đảo quốc còn áp dụng phương thức tiếp cận chủ động để luôn đổi mới sáng tạo, dự đoán các lợi ích mô hình hybrid có thể mang lại cho đơn vị tổ chức lẫn người tham dự. Từ đó, họ nghiên cứu và đưa ra những giải pháp phù hợp, giúp tối đa khả năng tiếp cận, tăng tính thuận tiện và khả năng kết nối.

Một trong những chương trình hỗ trợ các đơn vị tổ chức sự kiện MICE đang được chính phủ Singapore đẩy mạnh là Singapore Tourism Accelerator program (Chương trình Thúc đẩy Phát triển Du lịch Singapore). Mục đích là thúc đẩy ngành du lịch và lữ hành trong nước, thu hút du khách quốc tế đến với đảo quốc.

Đến nay, chương trình đã hỗ trợ 51 dự án thí điểm. Trong đó, dự án SAM Interactive Messaging đã thử nghiệm giải pháp tin nhắn tiếp thị với chuỗi khách sạn Intercontinental Hotel Group Singapore. Họ đã gửi những nội dung giàu tính tương tác đến email và tin nhắn của khách. Người nhận có thể thoải mái lựa chọn đặt phòng trực tiếp qua tin nhắn, check-in, thu thập thông tin không cần thông qua ứng dụng nào.

Trước đó, dự án Vouch được chọn làm mô hình thí điểm cho giải pháp dọn phòng điện tử với hai khách sạn Capri Changi và Frasers Hospitality, thông qua một nền tảng trải nghiệm cho khách, không cần dùng ứng dụng. Vouch bao gồm một chatbot kết hợp cùng nhiều ứng dụng nhỏ khác, có thể cung cấp giao diện trực quan cho từng dịch vụ, giúp người dùng trực tiếp chọn, nhanh chóng, dễ dàng hơn.

Giải pháp này giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, cải thiện năng suất nhờ việc cho phép khách tự phục vụ thay vì gọi điện thoại. Vouch cũng góp phần thúc đẩy tăng mức chi tiêu của khách vào các dịch vụ phụ trợ.

Nằm trong số các đơn vị áp dụng giải pháp kỹ thuật số tiên tiến, công ty công nghệ tổ chức sự kiện nội địa Singapore - GEVME đã phát triển một nền tảng linh động, nhằm xây dựng, quản lý các trải nghiệm trực tuyến tùy chỉnh cho khách hàng quốc tế. Tương tự, công ty truyền thông Pixie Pitch cũng triển khai xây dựng một công cụ chuyên thiết lập bản đồ kỹ thuật số, có thể biến đổi bất kỳ giao diện nào thành màn hình tương tác. Công cụ giúp gia tăng trải nghiệm cho du khách quốc tế khi họ muốn đăng ký tham dự hoặc trực tiếp đến khuôn viên sự kiện.

Bên cạnh các giải pháp công nghệ sáng tạo, một số địa điểm tại Singapore cũng chuyển đổi không gian hội nghị bình thường thành các studio chuyên biệt. Mỗi nơi đều được trang bị đầy đủ thiết bị điện tử, đáp ứng nhu cầu tổ chức các cuộc họp hybrid và trực tuyến.

Trung tâm rộng 42.000 m2, phù hợp tổ chức các sự kiện trực tuyến và hybrid. Sân khấu lớn đi kèm các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho việc lên kế hoạch, sản xuất và phát trực tuyến sự kiện.

Một lựa chọn lý tưởng khác là InterContinental Singapore. Khách sạn ra mắt khu vực Green Room, chuyên dùng tổ chức các triển lãm thương mại hybrid, hoạt động ra mắt sản phẩm mới và những sự kiện, chương trình trưng bày ngoài trời.

Các dự án và giải pháp công nghệ kỹ thuật số trên phần nào cho thấy chính phủ Singapore và các doanh nghiệp nội địa ngành du lịch MICE đều đang tập trung phát triển, cải thiện trải nghiệm của du khách tại đảo quốc. Ngoài ra, các giải pháp công nghệ tiên tiến cùng chính sách hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị tổ chức, hoạch định sự kiện, cũng giúp Singapore giữ vững vị thế là một trong những điểm đến tiềm năng cho lĩnh vực này.

Nội dung: Thy An - Thiết kế: Hằng Trịnh