Nói để thể hiện bản thân
Diane Gottsmn, chuyên gia nghi thức xã giao và người sáng lập trường Nghi thức Texas (Mỹ) cho rằng tính hiệu quả là giá trị cao nhất của các cuộc họp, đừng lãng phí thời gian của người khác bằng chuyện lan man, không rõ ràng.
Jackie Vernon-Thompson, người sáng lập trường Nghi thức xã giao From the Inside-Out, Mỹ, cho biết khi có cơ hội phát biểu hãy súc tích, diễn đạt rõ ràng, tránh dùng lời lẽ tục tĩu.
"Hãy tìm những từ ngữ thông minh và đơn giản để giải thích bản thân. Khi phát biểu trước đám đông, hãy sử dụng thuật ngữ không có chỗ cho sự hiểu nhầm'', vị này nói.
Đi họp không chuẩn bị
Nick Leighton, chuyên gia nghi thức xã giao, cho biết một trong cách tốt nhất tránh gây lãng phí thời gian là có sự chuẩn bị sẵn sàng.
Nếu thuyết trình qua màn hình, hãy đến sớm và kết nối với máy tính trước khi mọi người có mặt và trình bày trôi chảy, tự tin chứng tỏ bạn đã có sự chuẩn bị.
Làm việc ngoài nội dung cuộc họp
Gottsman lưu ý không nên làm nhiều việc cùng lúc, trừ khi nó phục vụ cho cuộc họp. ''Hãy cất điện thoại vì nó không chỉ làm bạn mất tập trung mà còn ảnh hưởng đến người khác'', chuyên gia nói. Bạn cũng nên để điện thoại ở chế độ rung hoặc im lặng để tránh gây phiền nhiễu.
Tất nhiên, đôi khi các cuộc họp diễn ra vào những thời điểm có nhiều việc chồng chéo nhau. Nếu bạn buộc phải làm nhiều việc cùng lúc, hãy khéo léo. "Lý tưởng nhất là bạn sẽ dành cho mọi người sự chú ý hoàn toàn, không bị phân tâm", Leighton nói.
Nói chuyện phiếm
Vernon-Thompson cho biết nói chuyện riêng khi ai đó đang nói là hành vi thô lỗ. Ngay cả khi bạn nghĩ mình đang lén lút thì vẫn bất lịch sự, có thể khiến người khác mất tập trung. Đó cũng được xem là hành vi thiếu tôn trọng người khác.
Đến muộn
Đúng giờ là cần thiết và cho thấy bạn tôn trọng quy trình và người lên lịch cuộc họp.
Jodi RR Smith, chủ tịch doanh nghiệp dịch vụ về phép xã giao Mannersmith Etiquette Consulting, cho biết dù có chức vị hay có thâm niên cũng không nên để người khác chờ đợi, vì đó là hành động ích kỷ. Nếu điều phối cuộc họp, bạn càng phải đến sớm hơn.
Minh họa: iStock
Chờ cuộc họp kết thúc mới đặt câu hỏi
Bạn cũng nên tôn trọng thời gian kết thúc cuộc họp, phải lên tiếng trước khi cuộc họp kết thúc. "Đừng đợi đến cuối buổi họp hoặc sau khi buổi họp kết thúc mới đặt câu hỏi. Mục đích của buổi họp là để tham gia vào thời gian thực", Smith nói.
Tạo môi trường thù địch
Vernon-Thompson khuyên không nói tiêu cực về đồng nghiệp khác trong cuộc họp. Nếu có điều gì muốn thảo luận, hãy nói riêng và giải quyết. Bà cũng khuyên không tranh luận với người chủ trì cuộc họp và cố chứng minh họ sai hoặc phản bác tuyên bố của họ trước đồng nghiệp.
Nếu có quan điểm khác biệt, hãy đợi thời điểm thích hợp để chia sẻ suy nghĩ một cách tôn trọng, sau khi họ nói xong. ''Nên biết không phải ai cũng nghĩ giống bạn và điều đó hoàn toàn bình thường. Quan trọng là phải duy trì thái độ chuyên nghiệp, cởi mở dựa trên sự tôn trọng'', chuyên gia nói.
Không tuân thủ nội dung cuộc họp
Để cuộc họp đi chệch hướng cũng làm lãng phí thời gian của mọi người. Nếu là người điều phối, nên bắt đầu, kết thúc và đề cập đúng chủ đề. Khi có vấn đề chỉ liên quan đến vài người, hãy dành thời gian khác thảo luận để cuộc họp súc tích và tập trung.
Ăn mặc không phù hợp
Covid khiến nhiều người quen làm việc với đồ ngủ, nhưng không có nghĩa nó phù hợp trong một cuộc họp. ''Nên tuân thủ quy định trang phục dù là trực tuyến hay trực tiếp'', Leighton nói.
Cách bạn thể hiện bản thân rất quan trọng trong một cuộc họp và ngôn ngữ cơ thể cũng vậy.
Vernon-Thompson khuyên nên ngồi dậy và giao tiếp bằng mắt, vào những thời điểm thích hợp, hãy mỉm cười hoặc cười lớn.
Tổ chức cuộc họp không cần thiết
Trước khi lên lịch họp, hãy đặt câu hỏi liệu có cần tổ chức họp không hay chỉ cần email. ''Tôn trọng thời gian của người khác rất quan trọng. Vì vậy, hãy đảm bảo thời gian đó xứng đáng với mọi người'', Leighton nói.
Điều tương tự cũng đúng với khách mời. Smith khuyên nên hỏi: "Ai cần tham gia cuộc họp này? Ai được tham gia nhưng không cần phải có mặt? Ai không có mặt nhưng thực sự nên có mặt?"
"Thật thô lỗ khi lãng phí thời gian của mọi người vào một cuộc họp không cần thiết", bà nói. "Cũng thô lỗ không kém khi loại trừ ai đó khỏi một cuộc họp có liên quan đến công việc của họ".
Nhật Minh (theo Huffpost)