Hàng loạt công ty công nghệ trên thế giới đã kéo dài thời gian làm việc từ xa, thậm chí đang lên kế hoạch áp dụng cơ chế này vĩnh viễn. Đầu tháng 5, Facebook tuyên bố sẽ cho ít nhất một nửa nhân viên làm từ xa hoàn toàn với mục tiêu trở thành công ty tiên phong thay đổi cách làm việc. Dự kiến 50% nhân lực của Facebook có thể làm việc từ xa trong 5 đến 10 năm tới.
Google cũng có chính sách tương tự. Tập đoàn này yêu cầu nhân viên tiếp tục làm việc từ xa cho đến hết năm 2020. Trước đó, Twitter, Coinbase, Shopify... cũng đưa ra giải pháp cho nhân viên làm việc từ xa toàn phần.
Tại Việt Nam, làm việc từ xa chắc chắn là một xu hướng trong trạng thái bình thường mới, theo ông Trần Thanh Tâm - Giám đốc khối Thị trường Việt Nam và Campuchia của KPMG Việt Nam.
Mô hình làm việc từ xa được cho là phù hợp với bối cảnh "bình thường mới" của nền kinh tế.
Xu hướng mới tại Việt Nam
Trong buổi tọa đàm trực tuyến do Grab Ventures Ignite tổ chức vừa qua, ông Trần Thanh Tâm ghi nhận từ khi Covid-19 bùng phát, nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ đã quan tâm đến việc quản trị nhân viên làm việc từ xa, tìm kiếm phương pháp tổ chức hoạt động phù hợp với xu hướng mới. Đơn cử tại KMPG Việt Nam, nhân viên có thể làm việc tại nhà đến hết tháng 9.
Ông Vũ Tống - Giám đốc Kế hoạch và Chiến lược Grab Việt Nam cũng cho biết, trong tương lai "kỳ lân" này có thể mở rộng và linh hoạt áp dụng chế độ làm việc từ xa. Đây cũng là xu hướng khả dĩ với những công ty công nghệ, sau thời gian làm việc từ xa cho hiệu quả bất ngờ trong Covid-19.
"Làm việc từ xa không ảnh hưởng công việc bởi ngay từ đầu văn hóa của Grab được xây dựng dựa trên niềm tin và tập trung vào kết quả công việc. Chỉ cần chúng ta thống nhất mục tiêu chung và trao đổi kỹ về từng hạng mục công việc của mỗi người thì làm việc ở đâu cũng vẫn hiệu quả được", ông Vũ Tống nói.
Ông Vũ Tống - Giám đốc Kế hoạch và Chiến lược Grab Việt Nam.
Làm việc từ xa còn giúp nhân viên tiết kiệm thời gian di chuyển, tiết kiệm không gian làm việc. Ba tuần giãn cách xã hội là cơ hội để các doanh nghiệp "thử lửa" mô hình mới để chuẩn bị áp dụng mạnh mẽ trong tương lai, theo ông Cường Nguyễn - Đồng sáng lập và Giám đốc Sản phẩm Amanotes.
Thách thức trong quản trị đội ngũ
Tuy nhiên hiệu quả khi làm việc từ xa chỉ có thể đạt được nếu vượt qua những thách thức đến từ việc không thể tập trung đội ngũ cùng một nơi như trước. Công cụ hỗ trợ nào giúp nhân viên giữ năng suất tốt khi làm việc tại nhà? Quy trình giao tiếp, trao đổi ra sao? Cân bằng thời gian giữa công việc và đời sống riêng như thế nào? Những bộ đánh giá hiệu suất công việc như KPI hay OKR có còn "hợp mốt" trong thời đại bình thường mới? Đó là những bài toán khó doanh nghiệp cần trả lời nếu tính toán phương án làm việc từ xa.
"Nếu nhìn nhận làm việc từ xa dưới góc độ chỗ ngồi làm việc đơn thuần thì chưa hoàn chỉnh. Cần phải xét yếu tố tâm lý, con người, hệ thống nhân sự, chính sách, chế độ cho nhân viên, kể cả quy trình hành chính... sao cho thích ứng với hoàn cảnh mới", ông Trần Thanh Tâm nhấn mạnh.
Đại diện Grab Việt Nam, ông Vũ Tống khẳng định, trong quản trị đội ngũ, điều quan trọng là tin tưởng và trao quyền cho nhân viên. Tại Grab Việt Nam, đội ngũ luôn được thống nhất về mục tiêu chung, mục tiêu của từng nhóm và sau đó, xác định mục tiêu của từng cá nhân. Các hoạt động, hạng mục công việc thường ngày được thông báo rõ ràng về mục tiêu, kết quả và thời hạn hoàn thành. Sau đó, mỗi cá nhân sẽ được trao quyền để chủ động phát huy năng lực của bản thân, linh hoạt triển khai sao cho đạt hiệu quả cuối cùng cao nhất. Chính nhờ cách quản trị này, đội ngũ Grab Việt Nam làm việc hiệu quả bất ngờ kể cả trong thời gian giãn cách xã hội.
Dù có hay không làm việc từ xa, niềm tin vẫn nên được xây dựng và trở thành nền tảng quản trị đội ngũ, theo ông Cường Nguyễn. Chỉ khi có niềm tin và được trao quyền, nhân viên mới có thể phát huy hết sở trường, năng lực và mạnh dạn đóng góp cho tổ chức.
Nhà sáng lập hệ sinh thái ứng dụng âm nhạc Amanotes cho rằng, doanh nghiệp cần xây dựng văn hóa khuyến khích phát biểu ý kiến, trao đổi và hợp tác. Cần xây dựng quy trình giao tiếp và hợp tác hiệu quả trong từng bộ phận và giữa các bộ phận, cấp bậc với nhau. Đặc biệt khi làm việc từ xa, không trực tiếp giao tiếp, vai trò của người lãnh đạo rất quan trọng nhằm truyền cảm hứng, gắn kết và định hướng đội ngũ.
Ông Cường Nguyễn - Đồng sáng lập và Giám đốc Sản phẩm Amanotes.
Ngoài ra, công ty cần được trang bị thiết bị, công nghệ phù hợp để tương tác online hiệu quả. Quan trọng hơn, cần chuẩn bị tâm thế tập trung cho công việc dù làm việc ở đâu. Hoàn cảnh làm việc tại nhà có thể khiến nhân viên nhập nhằng giữa thời gian cho gia đình và công việc, có tâm lý
Mặt khác, doanh nghiệp cần xây dựng bộ công cụ đo lường hiệu quả công việc nhằm đảm bảo mục tiêu cuối cùng về hiệu suất. KPI, OKR hay bất kỳ bộ chỉ số nào đều chỉ là một công cụ, quan trọng cần tạo độ mở để nhân viên chủ động, linh hoạt và đạt hiệu quả làm việc cao. Riêng với startup trong giai đoạn đầu, chưa cần thiết xây dựng một bộ chỉ số cồng kềnh mà cần định hướng, truyền cảm hứng để nhân viên phát huy năng lực.
Ông Cris D. Tran - Giám đốc Vùng kiêm Giám đốc Điều hành Infinity Blockchain Ventures (IBV), người điều phối của tọa đàm khẳng định, khi ngày càng nhiều doanh nghiệp theo đuổi xu hướng làm việc từ xa, các mô hình quản trị cũng sẽ thay đổi theo hướng cởi mở, linh hoạt hơn, không còn dựa vào những chỉ số cứng nhắc mà sẽ xuất hiện nhiều tiêu chí mới, dựa trên cảm hứng, động lực, năng lượng và mục tiêu của từng doanh nghiệp.
Khánh Anh