Khi lưu một tập tin ở định dạng .docx mặc định của Word 2007, mặc nhiên bạn đã lưu một tập tin nén chứa vài tài liệu XML khác nhau. Định dạng XML này cải tiến từ các định dạng nhị phân trong các phiên bản Word cũ: kích thước tập tin có thể nhỏ hơn đến 75%. Ngoài ra, mỗi thành phần XML của tài liệu được phân thành các môđun mà nội dung của chúng cho phép bạn có thể xử lý một cách độc lập.
Để khám phá từng thành phần riêng biệt của tập tin .docx, bạn mở tiện ích Windows Explorer, chọn tập tin cần mở, nhấn File.Rename, thay phần mở rộng .docx bằng .zip, và sau đó ấn . Bạn cần nhớ phải luôn lưu một bản sao tập tin .docx này vì tất cả thay đổi mà bạn tạo ra cho phiên bản .zip đều là cố định.
Đến đây, bạn nhấn đúp chuột lên tập tin đã đổi tên để mở "package" trong một cửa sổ thư mục mới. Ảnh chụp màn hình bên dưới cho thấy các thành phần của tập tin .docx có một bức hình được nhúng vào trong. Nếu muốn gửi cho người khác tài liệu này nhưng không kèm hình, bạn chỉ cần xóa hình trong package này mà không cần phải mở tập tin bằng World. Khi bạn mở một tập tin .docx đã được đổi tên từ tập tin có phần mở rộng là .zip với một trong các thành phần (như phần hình chẳng hạn) đã bị xóa, Word có thể sẽ cố sửa lại tập tin trên, bổ sung một cái khung vào nơi trước đây là vị trí của hình đã bị xóa. Để xóa, bạn nhấp đúp chuột lên chỗ trống đó.
Tương tự, nếu muốn duyệt lại văn bản, bạn chỉ cần mở thành phần document .xml, rồi thực hiện các thay đổi ở đây. Nếu tập tin có chứa các ghi chú mà bạn muốn loại bỏ, hãy tách chúng ra bằng cách xóa thành phần comments.xml. Các thành phần khác là styles.xml dùng để lưu các định dạng của tài liệu, headers.xml lưu các tiêu đề mục (được liệt kê dưới dạng headers 1, heades 2,...). Lưu ý, thành phần document.xml.rels có các hướng dẫn để tái tập hợp các thành phần vào một tài liệu hoàn chỉnh.
Cuộn với thanh Ribbon
Trong Word, Excel và PowerPoint, bạn có thể di chuyển nhanh qua các thanh Ribbon bằng cách đặt con trỏ chuột ở một nơi bất kỳ trong thanh này rồi điều chỉnh bánh xe cuộn trên chuột theo chiều tới hoặc lui. Khi đang cuộn, các thanh Ribbon sẵn có của chương trình sẽ xuất hiện trên màn hình. Dĩ nhiên, bạn cũng luôn có thể nhấn chuột lên các thẻ trình đơn trên đầu các thanh Ribbon.
Chuyển ðổi tập tin từ ðịnh dạng .docx của Word 2007 dang ðịnh dạng .zip ðể xem và mở các thành phần của tập tin này. Mở rộng màn hình
Thanh Ribbon của Office 2007 sử dụng nhiều không gian màn hình hơn các thanh công cụ của những phiên bản trước. Nếu muốn dành nhiều không gian hơn cho tài liệu, bảng liệt kê hoặc bài trình chiếu, bạn có thể giấu các thanh Ribbon bằng cách ấn -. Khi muốn làm xuất hiện lại thanh Ribbon, bạn chỉ việc ấn - một lần nữa. Ngoài ra, bạn có thể nhấn đúp chuột lên bất kỳ thanh Ribbon nào.
Minh Xuân
PC World Mỹ 2/2008