Họp quá nhiều

Một nghiên cứu của Microsoft dựa trên dữ liệu thu thập từ tháng 2/2020 đến cuối 2022 chỉ ra số cuộc họp qua ứng dụng Teams và điện thoại công việc mỗi tuần đã tăng hơn ba lần. Có nhiều người sử dụng Teams gần 8 tiếng một tuần chỉ để họp.

Sau khi dịch Covid-19 xu hướng làm việc từ xa bùng nổ, các doanh nghiệp đang tìm cách cải thiện hiệu quả của họp trực tuyến lẫn trực tiếp, cũng như giảm tần suất họp.

Colette Stallbaumer, Giám đốc điều hành bộ phận Microsoft 365, cho rằng bản thân cuộc họp không phải vấn đề, nó được sinh ra để tìm ý tưởng mới, cập nhật tình hình công ty, làm cho nhân viên cảm thấy gắn kết hơn. Nhưng khi các cuộc họp dài dòng, buồn tẻ, không có mục đích rõ ràng, chúng trở thành nguồn gây căng thẳng cho nhân viên và quản lý.

Theo khảo sát trên 31.000 nhân viên trên toàn cầu từ tháng 2 đến tháng 3 năm nay, Microsoft chỉ ra các cuộc họp không hiệu quả là nguyên nhân số một làm ảnh hưởng năng suất lao động tiếp đến là họp quá nhiều.

Họp liên tục khiến nhân viên kiệt sức. Họ không có thời gian hiệu quả để giải quyết những công việc đòi hỏi tập trung cao độ, không bị phân tâm, theo Stallbaumer.

Trong báo cáo của Microsoft, 2/3 số người được khảo sát cho biết gặp rắc rối với thời gian và năng lượng để làm việc vì ngập đầu trong họp hành, email, bất kể họ làm việc từ xa, trực tiếp hay kết hợp. Giám đốc Microsoft cho rằng chi phí cơ hội sẽ xuất hiện cùng với áp lực luôn phải trực tuyến, xử lý luồng thông báo và họp liên tục.

Khi được hỏi điều gì tạo nên giá trị cho cuộc họp, các nhân viên cho rằng động lực chính để họ dự họp là tiếp nhận thông tin quan trọng, giúp họ làm việc tốt hơn, cũng như đưa ra phản hồi với người mà họ làm cùng.

Bà Stallbaumer nhấn mạnh, lãnh đạo doanh nghiệp cần phải tạo không khí và đặt ra kỳ vọng rõ ràng khi tổ chức các cuộc họp. Họp nên là phương tiện giúp nâng cao hạnh phúc và năng suất của nhân viên thay vì làm cho họ kiệt sức.

Để các cuộc họp hiệu quả hơn, doanh nghiệp nên tận dụng ghi âm, trợ lý nhắc lịch email, nhắn tin trực tiếp, biên bản cuộc họp với sự hỗ trợ của AI để nhân viên thoải mới hơn về thời gian và cách thức tham dự họp.

Một số công ty đã giới thiệu chính sách mới trong vài tháng gần đây để giúp nhân viên lấy lại thời gian. Chẳng hạn, vào tháng 1, Shopify thông báo hủy tất cả cuộc họp định kỳ từ ba người trở lên và cấm mọi cuộc họp vào thứ 4. Kết quả là thời gian họp trung bình của nhân viên giảm 33% trong hai tháng đầu năm. Shopify dự đoán các dự án hoàn thành cao hơn năm trước khoảng 25%.

Một tương lai không có các cuộc họp đã nằm trong suy nghĩ của vài tổ chức. Tháng 7/2022, nhà phát triển phần mềm TechSmith trải qua một tháng không có cuộc họp nào. Thay vào đó, họ sử dụng các phương thức liên lạc như Slack, Trello, email để làm việc giữa các nhóm.

Khi được giải phóng khỏi các cuộc họp, nhân viên của TechSmith ghi nhận cảm giác làm việc hiệu quả hơn 15% và 85% nhân viên cho biết họ muốn thay các cuộc họp bằng phương tiện khác.

Chia sẻ trên Fast Company vào tháng 2, CEO TechSmith Wendy Hamilton cho rằng thí nghiệm đó đã dẫn đến những thay đổi lâu dài. Nhiều nhóm đang từ bỏ những cuộc họp định kỳ để chuyển sang các hình thức như bản trình bày Powerpoint được ghi hình sẵn.

Nhằm duy trì tinh thần cộng tác trực tiếp, 5 phút đầu của các cuộc họp truyền thống được dành để trò chuyện. Những nhân viên không hứng thú với phần này có thể bỏ qua và vào họp muộn hơn.

Theo Hamilton, khi phải họp quá nhiều hoặc tham gia cuộc họp đông người, không ai tin vào tầm quan trọng của họp. Dù vậy, hiện tại, nhân viên của anh đã nhìn nhận nó một cách nghiêm túc. Họ không còn kêu ca hay đặt câu hỏi về giá trị của các cuộc họp nữa chỉ nhờ vào việc họp ít nhưng chất lượng hơn.

Huy Phương (Theo CNBC)