Được ví như phép thử với "sức khỏe" của bộ máy vận hành doanh nghiệp vốn đã quen với những phương thức truyền thống, Covid-19 buộc mỗi đơn vị phải đưa ra những quyết định tức thời mang tính sống còn để vượt qua khủng hoảng.

Đứng trước đại dịch, những thách thức và tốc độ thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh bộc lộ ra hạn chế của phương thức vận hành truyền thống. Doanh nghiệp không còn cách nào khác, phải thay đổi để đảm bảo sự tồn tại của cả bộ máy, dịch chuyển về những khu vực tạo ra lợi nhuận và làm mọi phương thức nhằm ổn định và cắt giảm chi phí.

Thế nhưng, bài toán ngắn hạn có thể được giải quyết bằng những phương pháp tức thời, mang tính "be bờ đắp đập". Trong khi, bài toán dài hạn vẫn còn bỏ ngỏ, khó trả lời: làm thế nào để doanh nghiệp vượt qua mọi khủng hoảng, không chỉ ở hiện tại mà còn trong tương lai; làm sao để tạo đột phá trong quá trình vận hành, kinh doanh, đưa thương hiệu đến thành công và thịnh vượng...

Theo đại diện FPT, câu trả lời mà mỗi đơn vị cần không đến từ bên ngoài, mà đến từ nội tại. Đã đến lúc mỗi công ty cần lên chiến lược xây dựng một mô hình mới, tinh gọn hơn, sẵn sàng nắm bắt và dẫn dắt thay đổi để tạo ra lợi nhuận mạnh mẽ.

Các chuyên gia của đơn vị tư vấn chiến lược McKinsey cho rằng các tổ chức vận hành linh hoạt có thể nhanh chóng điều hướng tổng lực từ hoạt động sản xuất kinh doanh thường ngày sang mô hình "thời chiến" để bắt kịp xu hướng thị trường, chống chọi với bất ổn do đại dịch.

Nhiều người quan niệm, doanh nghiệp linh hoạt, phát triển nhanh sẽ tồn tại nhiều bất ổn. Trong khi thực tế chứng minh rằng, một doanh nghiệp kiểu mới, không phải là một cỗ máy mà là một thực thể với hệ "xương sống" mạnh mẽ, có thể kết hợp cả hai mục tiêu: ổn định và linh hoạt.

Hệ xương sống này gắn kết sự ổn định về cấu trúc - các quy trình vận hành với sự vững chắc văn hóa - khi tất cả thành viên cùng gắn bó vì một mục tiêu, định hướng, giá trị chung. Mặt khác, mô hình này cũng góp phần tăng tính mềm dẻo, giúp tổ chức phản ứng nhanh với các thay đổi liên tục, bằng cách đưa ra những thay đổi về chiến lược và thành lập các nhóm phản ứng tức thời.

Có 5 thành tố mà doanh nghiệp cần chú trọng để linh hoạt hóa vận hành, đó là thay đổi tư duy chiến lược, tái cấu trúc theo mô hình hướng tâm, tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất nguồn nhân lực và đầu tư vào công nghệ. Trong đó, số hoá vận hành là bước đi chiến lược đầu tiên để mỗi đơn vị tạo lợi thế cạnh tranh khác biệt, tinh gọn và tối ưu bộ máy vận hành vốn có.

Những lợi ích từ vận hành số

Với việc đầu tư đồng bộ, vững chắc cho công nghệ, mỗi công ty có thể tăng tốc việc tái cấu trúc, tối ưu năng suất, giảm chi phí và thời gian. Từ kinh nghiệm FPT cho biết, chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, cắt giảm đến 60% chi phí, tiết kiệm 30-70%, thậm chí lên tới 90% thời gian ở một số quy trình so với trước khi số hoá. Nhờ đó mỗi đơn vị sẵn sàng thích nghi với cơn sóng mới của khủng hoảng cũng như nắm chắc cơ hội phục hồi, bứt phá sau dịch.

Nắm bắt nhu cầu thực tế này, chuỗi hội thảo "Từ sống sót đến thịnh vượng" được FPT tổ chức thời gian qua với sự tham gia của gần 1.000 lãnh đạo các doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực như sản xuất, thương mại, bất động sản, tài chính - ngân hàng... Hàng trăm câu hỏi, thắc mắc đã được đặt ra. Từ những ví dụ trực quan gắn với thực tế, các chuyên gia của FPT các khách mời, đại biểu có được cái nhìn từ tổng quan đến chi tiết mô hình vận hành số.

Theo đó, bộ công cụ 16 giải pháp hỗ trợ mang tính thực tiễn cao đã được các chuyên gia của FPT giới thiệu tại sự kiện. Các giải pháp này được nghiên cứu, phát triển dựa trên những vấn đề còn tồn tại trong hoạt động sản xuất kinh doanh trong nhiều lĩnh vực.

Kiểm soát rủi ro

Để giúp doanh nghiệp sống sót, một trong những vấn đề quan trọng là giảm thiểu tác động và nguy cơ rủi ro, đồng thời gia tăng tính thanh khoản. Qua đó, mỗi đơn vị mới đủ nguồn lực và vật lực để vượt qua thời gian khó khăn hay những biến động khó lường. FPT.eInvoice, akaChain, FPT.eContract, FPT.ePurchase... là những giải pháp giúp cải thiện vấn đề này.

Đơn cử với sản phẩm FPT.eInvoice, tính từ aiháng 10/2019 đến nay, khi sử dụng sản phẩm hóa đơn điện tử, Toyota Việt Nam đã tiết kiệm hàng trăm triệu đồng, tương đương 70% chi phí in hóa đơn.

Trong khi đó, khoảng 5.000 hợp đồng giữa Trung tâm chuyển giao công nghệ và Hỗ trợ kỹ thuật, Cục Tin học và thống kê Tài chính (Bộ Tài chính) và các đơn vị tài chính trên toàn quốc đã chuyển sang hợp đồng điện tử FPT.eContract.

Kinh doanh liên tục

Covid-19 đã gây gián đoạn chuỗi cung ứng, hoạt động kinh doanh, thiếu hụt nguồn lực để doanh nghiệp triển khai những nghiệp vụ lặp đi lặp lại với khối lượng lớn.

Công nghệ hiện tại với khả năng tự động hoá cao như RPA (tự động hóa quy trình bằng robot) có thể tạo ra những "nhân sự ảo", tự động thực hiện các tác vụ có tính chất lặp đi lặp lại trong nhiều mảng nghiệp vụ của doanh nghiệp từ nhân sự, tài chính, bán hàng đến công nghệ thông tin... với độ chính xác cao, đảm bảo duy trì hoạt động ổn định cho doanh nghiệp.

Câu chuyện akaBot đã hỗ trợ một ngân hàng quốc tế là một ví dụ. Với 500 chi nhánh tại 38 quốc gia, ngân hàng này trung bình phải xử lý 1.000 giao dịch thanh toán mỗi ngày. akaBot đã giúp ngân hàng giảm 40% nguồn nhân lực, rút ngắn thời gian thực hiện giao dịch từ 10 phút xuống còn 2 phút, tăng độ chính xác lên 90%.

Hiện tại, các giải pháp FPT cung cấp cho các khách hàng có thể kể đến như sản phẩm FPT.Tracebility, FPT.E2E Visibility, FPT SPro, akaBot, eMobiz Framework.

Tăng hiệu suất làm việc

Giãn cách xã hội khiến các phương thức làm việc, kết nối và giao tiếp thông thường trở nên kém hiệu quả. Nhân sự buộc phải làm việc từ xa, việc gặp gỡ, bàn bạc, kí kết cũng phải thực hiện thông qua các kênh trực tuyến, ảnh hưởng tới đến hiệu suất và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Để thích nghi nhanh, các công ty cần nhanh chóng hành động và tìm kiếm những phương thức thông minh nhất. Các giải pháp công nghệ hiện nay có thể đáp ứng những nhu cầu trên khi giúp doanh nghiệp quản trị hệ thống vận hành và nhân sự thông minh, tinh gọn, gia tăng hiệu suất đồng thời đảm bảo tính xuyên suốt, liền mạch 24/7 cho các hoạt động giao tiếp, kết nối.

Giải pháp tham khảo bao gồm: FPT SPro, FPT.eLearning, Hellos, FPT.Eagle Eye MDR, akaBot, FPT Smart Worker, akaWork, akaLinks, FPT.eGov, akaTrans...

Ví dụ, với FPT SPro khi được triển khai tại một doanh nghiệp có quy mô hơn 3.000 nhân viên cùng nhiều chi nhánh, FPT SPro giúp giải quyết hơn 120.000 đầu việc với thời gian hoàn thành đúng hạn đến 85%, chuẩn hóa các dịch vụ nội bộ, giảm thời gian thực hiện thanh toán đến 7 ngày so với phương pháp truyền thống.

Phục hồi nhu cầu tiêu dùng

Covid-19 đã tạo ra những thói quen, những nhu cầu mới cho khách hàng. Bên cạnh đó, tình hình khó khăn chung cũng ảnh hưởng đến mức độ và tốc độ tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ. Trong điều kiện mới, doanh nghiệp cần nắm bắt nhu cầu, thị hiếu khách hàng để tạo ra lợi nhuận.

Bằng việc áp dụng các giải pháp công nghệ, đơn vị có thể quản trị và xây dựng kết nối với khách hàng theo chiều sâu, từ đó nhanh chóng thay đổi, kích thích nhu cầu mua sắm và gia tăng lợi nhuận.

Giải pháp của FPT hiện có gồm: FPT DMP, FPT.AI, Omni Channel Cloud Contact Center, akaChain, Churn prediction, akaCoola.

Một ví dụ là Masan đã dựa trên akaChain để đưa ra một nền tảng kinh doanh bán lẻ mới mang tên Blue. Nền tảng giúp khách hàng dễ nhận ưu đãi, tích lũy điểm thưởng và quy đổi thành những phần thưởng giá trị. Blue giúp Masan quản lý điểm thưởng một cách rõ ràng, minh bạch các chương trình tích đổi điểm thưởng và gia tăng trải nghiệm khách hàng.

Hoặc câu chuyện của SHB Finance khi tư vấn khách hàng qua chatbot. "Nhân viên ảo" của ngân hàng này có thể tự động tiếp nhận và xử lý hàng chục nghìn yêu cầu từ thẩm định và đăng ký vay tiêu dùng, tư vấn các gói sản phẩm tài chính cá nhân, cho tới giải đáp thắc mắc về khoản vay của khách hàng. Tỷ lệ hoàn thành việc trả lời khách hàng của chatbot đạt đến hơn 90%. Trong 3 tháng đầu triển khai, chatbot mang lại hơn 10% trên tổng số lượng khách hàng đến từ kênh marketing số.

Hoài Phong