Đồng bộ dữ liệu cá nhân

Tính năng đồng bộ dữ liệu cá nhân giúp giữ các tập tin dữ liệu quan trọng của bạn luôn được cập nhật. Nhờ vậy, bạn có thể nhanh chóng tiếp tục công việc mà không phải lo lắng đi tìm phiên bản mới nhất.

Đồng bộ qua internet

Có 2 phương pháp đồng bộ dữ liệu cá nhân qua Internet là đồng bộ trực tiếp giữa 2 máy tính và sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp, chẳng hạn Windows Live Mesh của Microsoft. Ưu điểm của đồng bộ trực tiếp là không giới hạn dung lượng, lưu lượng và tốc độ truyền phụ thuộc vào băng thông kết nối.Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi cả 2 hệ thống phải ở trạng thái hoạt động, ngốn nhiều điện năng và không thích hợp cho người dùng thường xuyên di chuyển. Dịch vụ lưu trữ trực tuyến dựa trên nền tảng đám mây đóng vai trò như một máy chủ (server) lưu trữ dữ liệu. Tất cả những gì bạn tải lên (upload) được tập hợp ở một nơi và được bảo vệ. Dữ liệu trên máy tính của bạn sẽ được đồng bộ với không gian lưu trữ ảo mỗi khi kết nối trực tuyến. Ưu điểm của phương pháp này là không đòi hỏi các hệ thống phải hoạt động cùng lúc để đối chiếu dữ liệu khi đồng bộ. Tuy nhiên, điểm hạn chế là dung lượng lưu trữ trực tuyến thường hạn chế. Các nhà cung cấp dịch vụ thường chỉ cung cấp cho người dùng một vài GB không gian lưu trữ miễn phí. Ngoài ra, băng thông kết nối Internet cũng ảnh hưởng tới tốc độ đồng bộ. Do đó, phương pháp lưu trữ trực tuyến không thích hợp cho việc truyền dữ liệu dung lượng lớn.

Windows Live Mesh của Microsoft cung cấp những dịch vụ tốt nhất cho cả 2 phương pháp đồng bộ trên. Windows Live Mesh (bản beta) cho Windows XP, Vista và Windows 7 kết hợp cùng tiện ích Windows Live Sync của Microsoft (công cụ đồng bộ trực tiếp) sẽ cung cấp miễn phí cho người dùng 5GB dung lượng lưu trữ trên máy chủ của Microsoft. Trong tương lai, dịch vụ này sẽ được mở rộng cho cả máy Mac và điện thoại di động. Để sử dụng Live Mesh, thực hiện như sau:

- Đăng ký sử dụng dịch vụ bằng cách truy cập https://www.mesh.com và chọn mục Sign In (hình 1). Nếu chưa có tài khoản Windows Live ID, chọn mục Sign up và thực hiện theo các hướng dẫn trên màn hình để tạo tài khoản.

- Sau khi đăng nhập, nhấn chọn I Agree trong trang “Review and accept agreements” để tới màn hình chính của Live Mesh. Màn hình Live Desktop là nơi bạn quản lý các kết nối của máy tính với máy chủ của Microsoft (hình 2). Trước khi tải dữ liệu cần đồng bộ lên máy chủ, bạn cần bổ sung một vài tiện ích cần thiết. Nhấn chọn mục Add Device để tải về tiện ích Live Mesh. Khởi chạy tiện ích sau khi cài đặt, biểu tượng Live Mesh sẽ xuất hiện trong thanh tác vụ trên máy tính. Kế tiếp, sử dụng Windows Live ID để đăng nhập Live Mesh, đặt tên cho máy tính đang sử dụng và chọn Add Device (hình 3). Thực hiện các bước tương tự với từng máy tính cần đồng bộ.

- Kế tiếp, chọn dữ liệu cần đồng bộ để tải lên máy chủ. Nhấn phải chuột và chọn Add Folder to Live Mesh trong trình đơn ngữ cảnh, đặt tên cho thư mục và nhấn OK. Biểu tượng lối tắt (shortcut) dẫn đến thư mục này sẽ xuất hiện trên desktop của tất cả máy tính. Trên mỗi hệ thống, nhấn đúp vào biểu tượng shortcut mới và chỉ định thư mục được chọn đến 1 vị trí mới nếu cần thiết. Như vậy mỗi khi có sự thay đổi, Live Mesh sẽ đồng bộ thư mục trên máy tính này với thư mục trên máy tính ban đầu. Thực hiện thao tác trên với từng máy tính cần đồng bộ.

Lưu ý

- Không thể đồng bộ đối với thư mục hệ thống của HĐH, thư mục gán thuộc tính ẩn, thư mục desktop và các thư mục trên thiết bị lưu trữ gắn ngoài hoặc trên ổ đĩa ánh xạ qua mạng.

- Bạn có thể xem lại các dữ liệu đã tải lên trong giao diện Live Desktop sau khi đăng nhập vào Mesh.com.

- Trường hợp dữ liệu cần đồng bộ lớn hơn 5GB (dung lượng lưu trữ cho phép của Live Mesh), bạn có thể đồng bộ trực tiếp (peer to peer) bằng cách nhấn đúp vào shortcut của Live Mesh, chọn mục Show synchronization và chọn Never for this device với thiết bị “Live Desktop”. Nếu không, bất cứ dữ liệu nào thêm vào thư mục này đều được tải lên máy chủ.

ĐỒNG BỘ BẰNG TIỆN ÍCH

Ngoài tiện ích miễn phí Live Mesh của Microsoft, có rất nhiều tiện ích đồng bộ dữ liệu khác như Allway Sync, Easy2Sync, SyncToy hoặc các tiện ích Dropbox, BeInSync Professional, SugarSync (từng đề cập trong bài viết A0810_121). Bài viết này giới thiệu tiện ích Allway Sync có tốc độ đồng bộ nhanh, giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng. Allway Sync v9.4.11 có khả năng đồng bộ cho các thư mục trên cùng máy tính, thiết bị lưu trữ gắn ngoài, các máy tính nối mạng, máy chủ FTP, Amazone S3, OffsiteBox.com, thư mục WebDAV (webserer) và cả thư mục Active Sync của các thiết bị di động. Tải về và cài đặt tiện ích Allway Sync (bản miễn phí tại http://www.allwaysync.com). Sau khi cài đặt hoàn tất, nhấn chuột vào biểu tượng Allway Sync trên khay hệ thống để khởi chạy. Để đồng bộ dữ liệu, thực hiện như sau:

- Nhấn chọn nút Browse bên trái giao diện màn hình và chọn thư mục nguồn cần đồng bộ. Kế đến, chọn thư mục đích để chứa toàn bộ thư mục nguồn bằng cách nhấn chọn nút Browser bên phải. Nhấn biểu tượng mũi tên giữa hai nút Browse, hộp thoại mới xuất hiện cho phép chọn hướng đồng bộ, trong đó nút mũi tên hướng trái để đồng bộ từ thư mục nguồn sang đích, nút mũi tên hướng phải để đồng bộ từ thư mục đích sang nguồn hoặc chọn nút mũi tên hai đầu để đồng bộ cả 2 thư mục nguồn lẫn đích khi có sự thay đổi (hình 4).

- Tiếp theo, chọn Analyze để xem trước kết quả, Synchronize để thực hiện việc đồng bộ hoặc nút Stop để kết thúc. Kết quả sẽ được hiển thị bên dưới giao diện màn hình ứng dụng.

Allway Sync còn bổ sung một số chức năng nâng cao, cho phép người dùng thực hiện nhiều tác vụ đồng bộ khác. Trên trình đơn Job, chọn Add New Job và thêm các thư mục cần đồng bộ cho tab mới. Nhấn phải chuột trên tab và chọn Rename Job nếu muốn đổi tên hoặc Delete Job để xóa. Tiện ích còn cho phép đồng bộ cùng lúc nhiều thư mục khác nhau bằng cách trong trình đơn Job, chọn Advanced và chọn Add Sync Folder hoặc Remove Sync Folder để bỏ bớt. Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể "ra lệnh" cho Allway Sync đồng bộ cùng lúc nhiều thư mục với Synchronize All trong trình đơn File.

SyncToy

SyncToy, tiện ích miễn phí của Microsoft có khả năng đồng bộ dữ liệu giữa thiết bị lưu trữ gắn ngoài, ổ đĩa mạng và máy tính nhanh chóng, các thao tác thiết lập cũng đơn giản. Tải về và cài đặt phiên bản mới nhất (SyncToy 2.1) tại http://www.microsoft.com/ downloads/details.aspx? familyid= c26efa36-98e0-4ee9-a7c5-98d0592d8c52 &displaylang=en.

Để đồng bộ dữ liệu, thực hiện như sau:

- Khởi chạy tiện ích, chọn Create New Folder Fair. Trong giao diện màn hình “Choose the folder you want”, nhấn chọn Browse bên dưới mục Left Folder và chỉ định thư mục nguồn. Thực hiện tương tự với mục Left Folder và chọn thư mục đích để chứa toàn bộ nội dung cần đồng bộ và chọn Next.

- SyncToy cung cấp 3 phương phương thức đồng bộ (hình 5). Synchonize cho phép đồng bộ dữ liệu theo 2 chiều, quá trình đồng bộ sẽ tự động xóa những tập tin cũ trùng lặp với tập tin mới trong cả 2 thư mục. Echo sẽ chuyển dữ liệu từ thư mục nguồn sang và xóa những tập tin cũ trùng lặp trong thư mục đích. Contribute chỉ chuyển dữ liệu từ thư mục nguồn sang thư mục đích, những tập tin trùng lặp sẽ được đổi tên. Chọn phương thức tùy theo nhu cầu và nhấn Next. Đặt tên cho tác vụ trong Name your folder pair và chọn Finish để bắt đầu quá trình đồng bộ (hình 6).

Trường hợp đồng bộ dữ liệu có chọn lọc, chọn Change options trong giao diện chính của tiện ích. Trong cửa sổ vừa xuất hiện, nhập định dạng tập tin cần đồng bộ trong Files to include chẳng hạn nhập “*.doc;*.xls” để đồng bộ tất cả những tập tin có phần mở rộng .doc lẫn.xls. Ngược lại, nhập định dạng tập tin trong Files to exclude để loại trừ định dạng tập tin không đồng bộ. Ngoài ra, bạn có thể bỏ qua việc đồng bộ các tập tin có thuộc tính chỉ đọc (read only), ẩn (hidden) và tập tin hệ thống (system file) bằng cách đánh dấu tùy chọn các mục Exclude read-only files, Exclude hidden files và Exclude system files.

Chọn OK và nhấn chọn Run để thực hiện việc đồng bộ. Kết quả được hiển thị trong mục Run Results. Như vậy mỗi khi có sự thay đổi, bạn chỉ việc khởi chạy tiện ích và chọn Run để đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật phiên bản mới nhất.

Minh Thư