Hệ thống đó có tên Halo Collaboration Studio, cho phép tạo ra một môi trường tương tác giúp các bên tham gia có thể thấy nhau, trao đổi, hội đàm từ xa nếu như họ cũng đang ở trong phòng được trang bị hệ thống tương tự. Đối lập với mạng Internet công cộng, mạng cơ sở cho hệ thống này, do HP xây dựng và cung cấp, được tối thiểu hoá hiện tượng trễ đường truyền.
Để xây dựng hệ thống, HP đã bắt tay với DreamWorks Animation SKG LLC. Mục đích của hệ thống là cắt giảm các phí tổn về thời gian và tiền bạc khi mọi người phải di chuyển đi lại để tham dự hội thảo từ một nơi rất xa xôi. Mỗi phòng hội thảo ảo có giá 550.000 USD với mức cước phí dự trù hằng tháng khoảng 18.000 USD và có thể thay đổi tuỳ theo số lượng đơn đặt hàng.
Ý tưởng này xuất phát từ vụ khủng bố máy bay vào Trung tâm thương mại quốc tế WTC (Mỹ) ngày 11/9/2001, khiến cho việc an toàn, tiết kiệm thời gian đi lại trở thành vấn đề đang làm đau đầu các nhà quản lý, ông Jeffrey Katzenberg giám đốc điều hành của DreamWorks Animation cho biết.
DreamWorks Animation phụ trách thiết kế chi tiết căn phòng hội thảo ảo và nhận phí bản quyền. Tuy nhiên, các chi tiết về mặt tài chính giữa hai công ty đều không được tiết lộ.
Tuy nhiên các phòng hội thảo truyền hình kiểu như sản phẩm của HP hiện không phải là duy nhất. Bộ quốc phòng và Nhà Trắng Mỹ cũng sử dụng các hệ thống hội thảo tương tự, khá đắt tiền để đưa vào phòng họp nhưng các bộ phận cấu thành được chắp nối từ nhiều hãng khác nhau.
Hiện cũng có nhiều công ty cung cấp các phòng hội thảo truyền hình trọn bộ. Hãng Teliris, thành lập năm 2002, chuyên xây dựng các phòng hội thảo và giải pháp công nghệ cho các công ty tầm cỡ. Tháng 11/2004, họ đã thuyết phục được DreamWorks Animation trở thành một trong những khách hàng lớn của họ.
Mỗi phòng hội thảo ảo của HP cho phép 6 người tham dự ở một vị trí (ngồi tại một bàn) và cùng hội đàm mặt đối mặt với các đồng sự. Hình ảnh của đối tác được xuất hiện trên ba màn hình Plasma 50". Các camera đặt tại các lỗ phía sau các màn hình vì thế nó quay được trực diện người tham gia khi họ nhìn thẳng vào mặt người đang đối thoại.
Màn hình thứ 4 để hiển thị những thông tin, tài liệu cần chia sẻ qua máy tính, hình ảnh về quang cảnh của phòng hội thảo của đối tác nhờ một camera gắn trên trần nhà.
Hệ thống còn được trang bị các loa và mic để người dùng có thể đàm thoại trực tiếp. Hệ thống này được điều khiển bằng chuột máy tính, các phòng này được nối mạng với nhau, do đó các bên vẫn có thể truy cập Internet hoặc mạng nội bộ thông qua laptop mang theo.
Trong ngày giới thiệu sản phẩm, HP đã trình diễn hệ thống với hai khách hàng là hãng PepsiCo và nhà sản xuất chip hàng đầu thế giới Advanced Micro Devices (AMD). PepsiCo đã thiết lập các phòng họp ảo cho các văn phòng của hãng đặt tại Chicago, New York và Plano, Texas. Còn AMD lắp đặt hệ thống này để kết nối giữa trụ sở chính của hãng tại Sunnyvale, California và văn phòng đặt tại Austin, bang Texas.
T.B. (theo Reuters)