Tại sự kiện SaaS Day 2024 ngày 21/11, ông Nguyễn Thượng Tường Minh, CEO Base - công ty Việt Nam chuyên về nền tảng quản trị doanh nghiệp, cho biết các đơn vị không thể chỉ dùng một phần mềm, mà cần nhiều hệ thống, trong đó phần lớn được trang bị theo thời gian và có những phần mềm cũ mới từ nhiều nhà cung cấp.
Theo ông Minh, đa số hệ thống khác nhau thường không có hoặc hạn chế về khả năng tương tác với nhau. Nếu không thể tích hợp chung, doanh nghiệp sẽ gặp tình trạng càng nhiều phần mềm càng phải thực hiện nhiều thao tác thủ công, dẫn đến nguy cơ sai lệch dữ liệu và giảm hiệu quả công việc. Ngoài ra, khi có thêm một phần mềm mới, nhân sự sẽ mất thời gian và công sức để đưa vào sử dụng trong hệ thống.
CEO Base Nguyễn Thượng Tường Minh phát biểu tại sự kiện SaaS Day 2024 ở Hà Nội. Ảnh: Hải Linh
Ví dụ với nghiệp vụ làm bảng lương, họ có thể phải dùng một phần mềm quản lý dữ liệu nhân sự như Base HRM, kết hợp cùng phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội tự động EFY.
Nếu hai phần mềm không có khả năng đồng bộ, bộ phận làm lương phải xuất dữ liệu hồ sơ nhân sự từ HRM ra Excel rồi đẩy lên EFY, hiệu chỉnh thủ công rồi nộp lên cơ quan bảo hiểm. Sau đó, họ lại xuất file từ EFY để đẩy ngược về HRM, khi đó mới ra được bảng lương cuối cùng.
"Việc này tốn công, tốn thời gian và đầy rủi ro sai sót trong thao tác và dữ liệu", ông Minh nói, ước tính các công việc cần dùng nhiều hệ thống có thể chiếm ít nhất 50% lượng công việc quan trọng trong một doanh nghiệp.
Báo cáo của công ty phần mềm chuyển đổi số Pegasystems tại Mỹ cho thấy trung bình một ngày, một nhân viên vận hành trong doanh nghiệp phải thực hiện khoảng 1.100 lần chuyển đổi giữa 35 ứng dụng khác nhau. Trong quá trình này, họ thực hiện khoảng 134 lần copy - paste để chuyển dữ liệu giữa các ứng dụng. Bên cạnh đó, các nhân viên gặp trung bình 845 lỗi thao tác trên bàn phím mỗi ngày, tiềm ẩn nguy cơ sai lệch dữ liệu cũng như giảm hiệu quả làm việc.
"Nhiều tổ chức làm theo bản năng khi cố gắng giải quyết vấn đề bằng cách đưa thêm phần mềm vào quy trình làm việc", Pegasystems đánh giá. "Điều họ cần là hợp lý hóa quy trình, chỉ cung cấp các công cụ phù hợp, đồng thời loại bỏ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại".
Trong quá trình triển khai nền tảng quản trị cho các đơn vị trong nước, chuyên gia từ Base cho biết một trong những đề bài được các chủ doanh nghiệp quan tâm nhất là làm sao để tích hợp các phần mềm khác nhau một cách hiệu quả. "Cứ 10 khách hàng, có 4-5 người hỏi chúng tôi về giải pháp tích hợp phần mềm cũ và mới", ông nói.
Ở vai trò nhà phát triển nền tảng quản trị doanh nghiệp, ông cho rằng một hệ thống thông tin phần mềm hiện đại phải giải quyết các vấn đề lớn, gồm: Tự động hóa giao tiếp giữa các phần mềm trong mạng lưới; Chuẩn hóa không sai lệch và có thể làm giàu thông tin giữa các phần mềm trong quá trình giao tiếp; Dễ dàng thêm hoặc bớt các phần mềm trong mạng lưới. Điều này sẽ giúp giảm chi phí con người, tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác.
Ngoài ra, khi các phần mềm kết hợp được với nhau, chúng có thể bổ trợ cho nhau để tăng giá trị, từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả đầu tư. "Khi đó, doanh nghiệp mua ba phần mềm sẽ nhận được ba phần mềm cùng với giá trị cộng hưởng từ sự tương tác giữa chúng, đó là thời gian, nguồn lực và tiền bạc do giảm thiểu rủi ro", ông nói.
Đây cũng là lý do sau bảy năm phát triển phần mềm trên một nền tảng tích hợp, Base cho biết trong giai đoạn tiếp theo, họ sẽ tạo nền tảng theo hướng mở Open Platform. Với cơ chế này, hệ thống có thể mở không giới hạn các ứng dụng mới với triết lý 'cắm vào là chạy'.
Khi có thể "mở cửa" cho các nhà cung cấp khác cùng tham gia hệ thống, doanh nghiệp thay vì dùng những gì có sẵn có thể chủ động chọn đúng những gì mình cần.
Ví dụ với việc tạo bảng lương, ông cho biết khi phần mềm như EFY được tích hợp, người dùng chỉ cần bấm nút "Sync" là dữ liệu được đồng bộ 100%, giúp giảm thao thác đồng thời việc trả lương trong doanh nghiệp có thể được đẩy sớm hơn 2-3 ngày so với thông thường.
CEO Base đặt mục tiêu đến 2030 sẽ phát triển một hệ sinh thái đáp ứng được tất cả nhu cầu công nghệ của doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực. "Xa hơn nữa, chúng tôi kỳ vọng mọi doanh nghiệp đều có thể đóng góp vào hệ sinh thái chung này", ông nói.
Lưu Quý