Điều 44 Luật Công chứng 2014 quy định về địa điểm công chứng như sau:
"1. Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
2. Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng."
Theo quy định nêu trên, có 3 trường hợp việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng như sau:
- Người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được;
- Người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù
- Người có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
Đối với trường hợp cá nhân, tổ chức muốn yêu cầu công chứng ngoài trụ sở thì phải ghi rõ: Lý do, địa điểm, thời gian yêu cầu công chứng vào Phiếu yêu cầu công chứng.
Trường hợp công chứng ngoài trụ sở không đúng quy định nêu trên thì cá nhân có hành vi vi phạm bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng theo quy định tại Điều 15 Nghị định 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã. Trường hợp tổ chức có hành vi vi phạm hành chính như của cá nhân thì mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
Như vậy, việc công chứng vẫn có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, nếu người yêu cầu công chứng thuộc một trong các trường hợp nêu trên.
Quy định về công chứng ngoài trụ sở góp phần giảm bớt thời gian đi lại cho khách hàng, đáp ứng nhu cầu của người yêu cầu công chứng. Trường hợp nếu công chứng ngoài trụ sở không đúng quy định thì người có hành vi vi phạm sẽ chỉ bị xử phạt vi phạm hành chính còn văn bản công chứng vẫn được ghi nhận tính pháp lý.
Khi thuộc vào các trường hợp được phép công chứng tại nhà thì người yêu cầu công chứng và người thực hiện công chứng cần chú ý những vấn đề sau:
Thứ nhất, về thủ tục công chứng ngoài trụ sở
Bước 1: Công chứng viên trực tiếp tiếp nhận và thực hiện việc kiểm tra hồ sơ xin công chứng ngoài trụ sở. Hồ sơ gồm đơn yêu cầu công chứng ngoài trụ sở và phải nêu rõ lý do yêu cầu công chứng ngoài trụ sở, văn bản dự thảo về nội dung giao dịch (di chúc hoặc hợp đồng...) và loại các giấy tờ liên quan đến giao dịch.
Bước 2: Công chứng viên trực tiếp thực hiện hoặc chuyển chuyên viên nghiệp vụ thực hiện những việc cụ thể do công chứng viên phân công để chuẩn bị hồ sơ công chứng.
Bước 3: Theo phiếu hẹn, công chứng viên đến nơi công chứng ngoài trụ sở. Công chứng viên kiểm tra năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu qủa pháp lý của việc công chứng, cho họ đọc dự thảo văn bản công chứng, nếu nội dung văn bản thể hiện đúng ý chí của họ thì hướng dẫn họ ký, điểm chỉ vào văn bản; Trường hợp người yêu cầu công chứng yêu cầu sửa đổi, bổ sung văn bản và có điều kiện để thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay tại chỗ thì công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung; nếu không thì hẹn lại (thời gian hẹn lại : 02 ngày làm việc).
Bước 4: Công chứng viên ký chứng nhận văn bản công chứng.
Bước 5: Văn bản công chứng được đóng dấu và nộp phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định tại Bộ phận thu phí của Phòng Công chứng. Văn bản công chứng ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian và địa điểm thực hiện việc công chứng.
Thứ hai, việc công chứng tại nhà phải được công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản
Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên (Điều 48 Luật Công chứng 2014)
Lời chứng của công chứng viên đối với hợp đồng, giao dịch phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ trong hợp đồng, giao dịch đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người tham gia hợp đồng, giao dịch; trách nhiệm của công chứng viên đối với lời chứng; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Thứ ba, Người yêu cầu công chứng cung cấp các giấy tờ liên quan đến nội dung công chứng
Cung cấp hồ sơ và các giấy tờ có liên quan tới yêu cầu công chứng của người yêu cầu công chứng như: CMND, hộ khẩu; Giấy chứng nhận sở hữu tài sản: sổ đỏ, đăng ký xe, sổ tiết kiệm; các giấy tờ khác có liên quan: giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, bản án ly hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, ...
Luật sư Phạm Thanh Bình
Công ty Luật Bảo Ngọc, Hà Nội.