Không đến văn phòng, không hội họp, không cần ăn mặc chỉnh tề, làm việc từ xa có vẻ là một giấc mơ cho đến khi bạn gặp cản trở từ những việc cá nhân. Những phiền nhiễu này rất dễ bỏ qua khi đang ở văn phòng, nhưng thật khó có thể tạo ranh giới giữa thời gian cá nhân và thời gian cho công việc khi ở nhà.
Hãy tưởng tượng đang tập trung làm việc và nhận được cuộc gọi từ bạn bè. Bạn biết cần phải hoàn thành công việc, nhưng cũng thấy thô lỗ nếu không bắt máy. Hay như dành thời gian giữa trưa để bỏ đồ vào máy giặt. Việc này dường như rất nhanh, cho đến khi bạn phải làm bù thêm giờ vào đêm khuya. Đến cuối cùng, bạn không bao giờ hoàn toàn phân định rõ ràng thời gian làm việc và nghỉ ngơi.
Sau đây là một số lời khuyên để bạn làm việc từ xa hiệu quả và thỏa mãn hơn, dù thường xuyên hay chỉ là vài ngày không đến văn phòng.
Thiết lập thời gian làm việc
Có rất nhiều nguyên nhân gây mất tập trung nếu không thiết lập thời gian rõ ràng. Ảnh: Getty
Nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng để có ngày làm việc tập trung, hãy vờ như bạn không làm việc ở nhà. Trước khi trở thành huấn luyện viên quản lý thời gian, lịch trình của Elizabeth Grace Saunders rất hỗn loạn. Cô thường hẹn cá nhân hoặc chạy việc vặt trong giờ hành chính. Vì không có ranh giới giữa công việc và việc cá nhân nên khi ở nhà, cô cảm thấy có lỗi nếu không kiểm tra email mọi lúc. Do đó, cô không bao giờ cảm thấy thực sự nghỉ ngơi.
Sự thay đổi lớn xảy ra khi cô thiết lập giờ làm việc tại nhà giống như tại văn phòng, xác định rõ những việc được làm và không làm trong thời gian đó.
"Tôi tự hỏi, nếu như ở văn phòng, tôi sẽ làm việc này trong giờ làm việc không? Nếu câu trả lời là không, tôi biết cần phải thực hiện trước hoặc sau giờ hành chính. Các việc nhà, việc vặt và thời gian với bạn bè đều trở thành những hoạt động cần phải làm trước hoặc sau khi làm việc", cô nói.
Thỉnh thoảng bạn vẫn sẽ nhận được cuộc gọi từ ai đó, hoặc có việc gấp cần làm ngay trong giờ hành chính. Đây là những ngoại lệ, không phải là quy tắc. Khi thiết lập ranh giới này, bạn không chỉ có thời gian tập trung làm việc mà còn có thời gian làm những việc cá nhân mà không cảm thấy "tội lỗi".
Chọn giờ làm việc tập trung cao
Cần phải có những giờ tập trung cao độ để tạo hiệu quả đột phá khi làm việc tại nhà. Ảnh: Getty
Tối đa hóa hiệu quả thời gian ở nhà của bạn bằng cách kiến tạo nó khác với ngày làm việc thông thường. Ví dụ, nếu bạn chỉ làm việc ở nhà một ngày một tuần hay đột xuất, hãy biến nó thành một ngày không có họp hành, dành ít nhất nửa ngày cho công việc cần tập trung. Để làm việc này, hãy chọn thời gian thích hợp nhất với bạn rồi xác định một đến hai công việc muốn thực hiện.
Đây có thể là những việc đòi hỏi phải tập trung không bị gián đoạn trong vòng một giờ trở lên hoặc đòi hỏi tư duy chiến lược, sáng tạo. Tắt email trong thời gian này cũng hữu ích hoặc ít nhất tránh xa nó trong một giờ. Thông báo đồng nghiệp về thời gian ngắt kết nối để họ không ngạc nhiên khi bạn chậm trả lời.
Đặt ranh giới với người khác
Giải thích rõ với người thân, bạn bè về các thời điểm cần tập trung làm việc. Ảnh: iStock
Để những nỗ lực đạt kết quả, hãy nói rõ với những người thường xem ngày làm việc tại nhà của bạn như những ngày bạn nghỉ. Giải thích cho bạn bè, gia đình và người quen rằng những ngày bạn làm việc từ xa không phải là cơ hội cho các hoạt động không liên quan đến công việc.
Ví dụ, nếu bạn ở nhà cùng với chồng/vợ, hãy nói với họ "Anh/em có kế hoạch làm việc trên máy tính từ 8h sáng đến 5h chiều hôm nay. Chúng ta sẽ cùng trò chuyện vui vẻ trong bữa trưa, nhưng khác hơn thì không thể."
Thông thường, khi ban đặt ra dự định và theo sát chúng, mọi người sẽ nhận ra giới hạn của bạn thay vì cho rằng bạn luôn rảnh. Trong tình huống có khách bất ngờ, bạn cần khả năng ngoại giao. Nếu hàng xóm đến, hãy tiếp chuyện trong vài phút, giống như bạn trò chuyện cùng một đồng nghiệp ghé qua bàn. Đừng mời họ uống cà phê hoặc tạo một cuộc thảo luận mở rộng.
Hãy sử dụng kiểu kết thúc nhẹ nhàng như "Thật tuyệt khi trò chuyện với bạn, nhưng tôi có một số việc cần giải quyết" và sau đó hẹn gặp vào vài giờ sau hoặc cuối tuần. Nếu chủ cho thuê nhà nói rằng họ muốn ghé qua để sửa vài thứ, hãy chọn thời điểm thuận lợi nhất cho bạn, thay vì để họ quyết định.
Khi cần phải làm các yêu cầu không liên quan đến công việc trong ngày, hãy suy tính về thời gian bạn có, dựa theo lịch trình giống như bạn ở trong văn phòng. Ví dụ nếu gia đình yêu cầu bạn làm việc vặt, hãy ước tính những gì bạn có thể làm trong giờ ăn trưa, sau đó chỉ đồng ý thực hiện những việc đó.
Khi giải thích giới hạn của mình, bạn không cần áy náy. Hãy thiết lập chúng theo thực tế, có nghĩa là phải có sự tôn trọng đối với thời gian làm việc tại nhà giống như bạn đang làm việc tại văn phòng. Khi bạn liên tục truyền đạt và làm theo những dự định này, những người khác sẽ bắt đầu biết đến chúng, và bạn sẽ thấy mình có nhiều thời gian tập trung vào công việc hơn.
Phiên An (theo Harvard Business Review)