Cách dùng fax trên máy in đa năng từ A-Z

Tuy tính năng fax đã được nhiều dòng máy in đa năng trang bị nhưng không phải ai cũng biết sử dụng và khai thác triệt để tính năng này.

Để có thể gửi và nhận fax với chiếc máy in đa năng, bạn cần thực hiện những bước thiết lập ban đầu. Bước này tương đối khó và đa số các máy in đa năng sau khi cài driver thành công sẽ có một trình thuật sĩ yêu cầu bạn thực hiện. Việc của bạn là chỉ làm theo các bước đó. Mỗi dòng máy in giao diện có khác nhau nhưng cơ bản gồm các bước sau (minh họa trên giao diện thuật sĩ máy in HP):

Kết nối máy in với máy tính

- Trước khi tiến hành các bước thiết lập, bạn nhớ mở nắp đậy của cổng LINE và kết nối đường dây điện thoại vào cổng này.

- Trước tiên ở bước Connect Your Device Now, bạn hãy gắn nguồn cho máy in > bật công tắt máy và kết nối máy in với máy tính thông qua cáp USB. Bạn cần quan sát hình minh họa để có cách làm đúng.

- Khi bạn thực hiện đúng thao tác và nhấn Next thì sẽ có thông báo Device detected. Bạn chỉ cần đợi vài giây để chuyển sang bước tiếp theo.

Thiết lập cơ bản tính năng fax cho máy in

Ở bước Fax Setup sẽ giúp bạn khai báo thông tin được hiển thị ở Header của bản Fax đi, cài đặt cho máy nhận được Fax từ địa chỉ khác gửi đến cũng như xem, in bản fax. Để bắt đầu, bạn nhấn Next.

- Cửa sổ thứ hai của Fax Setup, bạn hãy khai báo Location (Quốc gia) là VietNam. Sau đó, bạn cẩn thận gõ đúng tên đơn vị hoặc cá nhân dùng máy Fax ở ô Name, khai báo số Fax cho máy. Bên dưới sẽ có hai câu hỏi cho bạn:

+ Are voice calls also received on this phone line?: Đường dây fax bạn đang kết nối với máy in có thể nhận cuộc gọi?, bạn hãy chọn vào Yes nếu đúng vậy, ngược lại hãy chọn No.

+ Do you have a distinctive ring for a fax calls? Máy in đa năng có âm báo đặc biệt giúp bạn nhận dạng khi có fax tới?, bạn hãy nhấn Yes.

- Hãy kiểm tra lại lần cuối thông tin và nhấn Next.

Lưu ý: Để biết chính xác số Fax, bạn cần xem lại đường dây tín hiệu fax muốn kết nối với máy in và kiểm tra kỹ nó là số mấy trước khi nhập. Nếu đường dây fax có tín hiệu thoại thì bạn có thể gọi vào máy di động để biết số.

- Ở bước tiếp theo, bạn thiết lập cho chức năng trả lời của máy in đa năng. Câu hỏi đầu What distinctive ring pattern is used for your fax calls?, tùy theo sở thích mà bạn có thể chọn chuông đơn thuần (All Rings), chuông đơn (Single Rings), chuông đôi hoặc ba (Double/Triple Rings)… Câu hỏi thứ hai Is there an answering machine on this line? (có hệ thống trả lời tự động ở đường dây này hay không?) thì bạn nên chọn No. Sau đó, bạn nhấn Next.

- Bước tiếp theo, bạn hãy khai báo đường dây hiện tại có tín hiệu DSL hay không (Do you have DSL Internet service on this phone line?) và bạn có kết nối modem trên đường dây này hay không (Are you connecting a computer modem on this phone line?). Sau khi khai báo xong, bạn nhấn Next để sang bước tiếp theo.

- Ở bước Connect your Fax, bạn hãy đánh dấu chọn trước những gì đã thiết lập và cài đặt cho máy in đa năng, đây chính là bước để bạn kiểm tra thật kỹ các thiết lập. Chẳng hạn: I am sharing a voice line with my fax để kiểm định lại là bạn có đang chia sẻ đường dây điện thoại để fax hay không… Một sơ đồ sẽ hiện ra ở khung để bạn so sánh. Khi đã chắc chắn, bạn hãy nhấn Next.

- Bước Testing the Fax Setup cho phép bạn fax thử với những thiết lập vừa rồi. Bạn hãy kiểm tra lại thông số đằng sau dấu để chắc chắn. Nếu muốn chạy thử, bạn nhấn chọn Run a fax test after configuring my HP device và chọn Next.

- Nếu thông báo hiện như cửa sổ bên trên, bạn hãy nhấn Back để kiểm tra lại các thiết lập có đúng hay không. Đặc biệt, hãy kiểm tra lại đường dây điện thoại đã được kết nối vào máy in hay chưa. Cuối cùng, bạn hãy cho in lại thử.

Thiết lập tính năng Fax số (Digital Fax) trên máy tính

Ở cửa sổ hoàn tất cài đặt, bạn đừng vội nhấn Exit mà hãy chọn Set Up Digital Fax và tiến hành cài đặt tính năng này.

Ở cửa sổ Settings, bạn kích hoạt chế độ nhận Fax từ máy tính bằng cách nhấn On ở mục Fax to PC Setup. Sau đó chỉ định thư mục lưu Fax ở Destination Folder. Nếu muốn bản fax hiển thị thông tin người gửi bạn hãy nhấn chọn Include Fax information in TIFF header. Cuối cùng, bạn hãy chon On ở Incoming Fax Notification để có âm báo khi có Fax và nhấn Finish để kết thúc.

Vài lưu ý về tính năng Fax của máy in đa năng

Trong phần lớn các văn phòng hiện nay thường dùng hai loại máy Fax và máy in khác nhau. Tuy nhiên công nghệ tích hợp tất cả các máy văn phòng vào trong một ở máy in đa năng khiến cho công việc được giải quyết nhanh hơn. Bạn có thể vừa in, vừa copy và vừa fax một loại văn bản từ một bộ phận điều khiển duy nhất là máy tính, rất thuận tiện. Do đó, việc sở hữu một chiếc máy tích hợp đa chức năng là nên.

- Khi chọn máy in đa năng hỗ trợ Fax, bạn nên chọn những máy hỗ trợ các tiêu chuẩn công nghệ mới để việc chuyển fax được nhanh chóng. Chẳng hạn như tiêu chuẩn Super G3 của máy in Canon. Ngoài ra, bạn cũng lưu ý thông số kỹ thuật có hỗ trợ các tính năng đảm bảo an ninh hay không. Chẳng hạn như tính năng truy cập lại số fax, kiểm tra thông tin fax RX, từ chối cuộc gọi, từ chối nhận fax…

- Một lưu ý nữa khi bạn lựa chọn tính năng fax của máy in là khay giấy có thể fax tối đa được bao nhiêu và có hỗ trợ được bao nhiêu danh bạ trong bộ nhớ của máy. Bạn cũng xem xét kỹ máy in đa năng sắp mua có hỗ trợ các chức năng cao cấp khác như lưu bản fax vào bộ nhớ máy và hỗ trợ việc chép các bản fax sang USB trong trường hợp hết giấy hay mực hay không. Tuy nhiên, bạn cũng nên xem xét mức độ cần thiết với từng tính năng vì chỉ cần thêm một tính năng thì giá cũng vì thế mà cao lên.

(Xem tiếp trang 2)