Nếu không phải là một người giao tiếp tốt, thì bạn không nên làm sếp. Và nếu có là sếp thì bạn cũng sẽ chẳng trụ được lâu, tuy rằng thực tế vẫn có nhiều ông chủ tồi như vậy ở xung quanh.
Một nghiên cứu bao gồm 20.000 cuộc phỏng vấn tại Mỹ đã tìm thấy lý do hàng đầu để người ta bỏ việc chính là ở hành vi quản lý yếu kém. Hay nói theo cách khác là bắt nguồn từ những ông chủ tồi.
Và một trong những yếu tố lớn nhất gây ra "hành vi quản lý yếu kém" là kỹ năng giao tiếp thậm tệ. Tại nhiều nơi, mọi người thường được thăng chức qua những thành tích của họ, mà không được đánh giá tới khả năng giao tiếp.
Theo Gretchen Heller, cố vấn nguồn nhân lực tại Watson Wyatt Worldwide, thì nói một cách đơn giản, nếu bạn không phải là một người giao tiếp tốt, thì bạn không nên làm sếp. May mắn thay, một người giao tiếp giỏi là do rèn luyện mà nên, chứ không phải do bẩm sinh. Các chuyên gia về quản lý nhân sự đã cung cấp 7 kỹ năng giao tiếp cơ bản sau cho những người có tham vọng trở thành sếp.
1. Biết lắng nghe
Chú ý lắng nghe nhân viên. Nghe có vẻ đơn giản nhưng đấy chính là lời than phiền phổ biến từ những người làm công. Nhà cố vấn nhân sự Maureen Dolan Rosen nhấn mạnh các ông chủ cần phải học cách biết lắng nghe. Bà cũng kể một câu chuyện về sếp cũ của mình, người rất khôn khéo đặt một bàn tay dưới cằm và có vẻ rất chăm chú lắng nghe bất kể ai đang nói. Nhưng nếu nhìn kỹ sẽ thấy dưới cặp kính đen, mắt ông ý đang nhắm. Ông ta tranh thủ thời gian họp để ngủ.
2. Dành thời gian cho nhân viên
Những cuộc gặp mặt tay đôi thường xuyên với nhân viên là rất quan trọng, nếu nhân viên làm ở xa thì có thể nói chuyện qua điện thoại. Nếu không thể gặp hằng tuần thì cũng ít nhất 2 lần một tháng. Và không trả lời điện thoại trong mỗi cuộc họp, trừ trường hợp khẩn cấp. Cho nhân viên thấy sự quan tâm đầy đủ của mình. Nói chuyện về con đường sự nghiệp của họ và cái nhìn của mình về sự phát triển công việc của người ta.
3. Truyền thông tin một cách hiệu quả nhất
Bỏ công bỏ sức để đưa thông tin tới người cần biết về những thay đổi trong công việc. Điều này không dễ dàng bởi bạn rất dễ quên khi phải thông báo đều đặn với một ai đó về những thứ họ cần biết trong công việc. Nhưng nếu không được như vậy, bạn sẽ lĩnh hậu quả: công việc không được hoàn thành và có vẻ như chính là bạn người không nắm rõ thông tin. Điều này sẽ dẫn tới sự bất tin tưởng trong đội ngũ nhân viên của bạn.
4. Truyền thông điệp nhất quán về những giá trị của mình
Biết bạn là ai và bạn phục vụ cái gì sẽ giúp nhân viên của bạn tự đưa ra những quyết định tốt hơn (hoặc ít nhất là những quyết định mà bạn hài lòng hơn). Nếu đã đưa ra những thông điệp rối rắm hãy giải thích nếu không sẽ chịu hậu quả.
5. Phản hồi một cách thường xuyên, tránh đột ngột
Bản đánh giá hằng năm sẽ không giúp nhân viên tiếp thu được những vấn đề thiết yếu trong quá trình làm việc của họ. Họ cần nhận ra sớm nhất những vướng mắc cần sửa đổi (và theo một cách nhân bản nhất). Bản đánh giá hằng năm chỉ nên là sự tóm tắt.
6. Hiệu quả trong cách nói chuyện với tập thể
Nếu bạn không thể phát biểu tốt trước cuộc họp toàn công ty hoặc trước mặt nhân viên, bạn sẽ mất đi uy tín của một nhà lãnh đạo. Học cách thực hiện nó và rèn luyện để ngày càng tốt hơn. Cũng làm như vậy đối với việc viết e-mail cho cả nhóm.
7. Không giấu mình sau e-mail
Những vấn đề nhạy cảm nhất cần phải được thảo luận trực tiếp với người ta. Những xung đột cũng cần phải giải quyết giữa người với người, hoặc ít nhất qua điện thoại. Khi đã có dính líu tới cảm xúc thì e-mail trở thành một phương tiện rất kém hiệu quả để giao tiếp. Và e-mail cũng không bao giờ là biện pháp thích hợp để thông báo rằng ai đó đã bị đuổi việc. Tuy nhiên, e-mail vẫn là một công cụ giao tiếp quan trọng.
Thu thập đánh giá về bản thân
Bạn có nên tìm kiếm thông tin phản hồi từ nhân viên về công tác quản lý của mình? Rất nên. Nó sẽ tạo ra sự trung thành và giúp bạn trở thành một ông chủ tốt hơn.
Bạn kiếm những thông tin phản hồi đấy như thế nào? Những doanh nghiệp lớn, như Microsoft, có một mẫu đơn phản hồi về người quản lý hàng năm do các nhân viên trả lời (họ có thể giấu tên nếu muốn). Đó là một cách thích hợp đối với những tập đoàn có số lượng nhân viên lớn. Còn nên cố gắng thu được phản hồi từ chính cá nhân, qua những cuộc đối thoại với từng nhân viên.
Không nên làm điều đó qua e-mail. Tổ chức cuộc gặp mặt với từng người để nghe người ta trình bày các vấn đề liên quan tới phong cách quản lý của mình. Cố gắng giải toả tâm lý cho nhân viên càng nhiều càng tốt, bằng sự hài hước hoặc cách nào đó, và thật thân thiện lắng nghe người ta nói. Điều này có thể khó cho bạn, nhưng còn khó hơn cho nhân viên khi phải nói ra suy nghĩ của mình. Kết quả cuối cùng có thể sẽ là một mối quan hệ tốt hơn cho cả hai.
Nếu bạn không thể khiến người ta nói lên được? Cách tốt nhất là tiếp tục các cuộc đối thoại thân thiện với người ta. Dần dần nhân viên đó sẽ tự thổ lộ với bạn. Một cách khôn khéo để kết thúc mỗi cuộc nói chuyện là hỏi: "Anh còn điều gì muốn nói không?". Và tỏ ra sẵn sàng lắng nghe, bởi về sau, bạn sẽ không chỉ nghe được suy nghĩ của riêng nhân viên đó.
Phản ứng với phản hồi của nhân viên?
Bạn sẽ xử lý thế nào với những lời phê bình của nhân viên? Bạn lắng nghe, hỏi lại khi thích hợp, xin gợi ý của nhân viên về những gì cần làm để sửa đổi, và hứa hẹn sẽ suy nghĩ về những gì họ nói.
Bạn có thể không đồng ý với tất cả những thứ đó, ít nhất là lúc ban đầu. Nhưng hãy coi đó là sự tham khảo. Sẽ sai lầm nếu phủ nhận hoàn toàn những ý kiến của họ. Nói với người ta rằng sẽ dành thời gian suy nghĩ về những nhận xét đó và sẽ nói chuyện với anh ta về vấn đề này sau. Kết quả rất có thể là bạn sẽ biết ơn về những gì họ nói. Hoặc cho dù vẫn không đồng tình thì cũng hứa hẹn sẽ làm những thứ cần thiết để thúc đẩy mối quan hệ.
Minh Thi (theo MSN)