 |
| Hãy đừng để e-mail trở thành "cơn ác mộng" của bản thân. |
Một nghiên cứu gần
đây của hãng Ferris Research cho biết, rất nhiều nhà quản lý nhận được 80 e-mail mỗi ngày. Và dự báo đến năm 2001, hội đồng của một DN phải mất hơn 4 giờ mỗi ngày cho e-mail. Khi các DN dựa quá nhiều vào e-mail, nó sẽ biến thành cơn ác mộng cho sự quản lý. Hàng ngày, người ta phải mất nhiều giờ đồng hồ cho việc nhận và gửi mail mà chỉ có một số thư cần thiết, còn lại là phù phiếm.David Allen, một nhà tư vấn sản xuất
đã từng hướng dẫn nhiều nhà quản lý hàng đầu trên thế giới về việc làm thế nào để thu xếp thời gian hiệu quả cho biết, hiện nay e-mail được xếp vào một trong những điều gây khó chịu nhất tại văn phòng.Một nghiên cứu gần
đây của Pitney Bowes, công ty quản lý thông tin ở California (Mỹ), thống kê số lượng e-mail đã vượt số lượng cuộc gọi điện thoại. Đó là một bước phát triển ngoạn mục của công nghệ. Tuy nhiên, khi người ta phải mất khá nhiều thời gian cho e-mail thì sự cải thiện nơi làm việc rất ít. E-mail đã bắt đầu tấn công những nạn nhân đầu tiên. Kerry Sulkowiez, một nhà tâm lý chuyên về liệu pháp, nhớ lại một trường hợp ở công ty tài chính NewYork mà ông đã chữa trị. Là một nhà điều hành của công ty, anh ta phải phối hợp nhiều bộ phận, phải chịu trách nhiệm cao và nhận được rất nhiều e-mail. Anh ta phải thảo nhanh trả lời và phải mất nửa ngày làm việc cho công việc này. Cuối cùng, anh đã mắc các chứng liên quan đến dạ dày, giảm cân và mất ngủ. Như vậy, việc đưa ra các biện pháp cho vấn đề này là cần thiết nhằm quản lý e-mail hiệu quả. David Allen đã đưa ra biện pháp ngắn gọn và đơn giản:1. Đ
ọc, trả lời, xoá hay lưu trữ e-mail trong vòng 2 phút.2. Tạo một tệp e-mail dài hơn 2 phút, rồi chia thành từng mục nhỏ
để ưu tiên xem các e-mail cần thiết trước. 3. Tạo một tệp lưu trữ e-mail hiệu quả để nhanh chóng tìm kiếm e-mail khi cần thiết.Còn Donal Wetmore luôn tìm kiếm các phương pháp rút ngắn thời gian cho mọi công việc,
đã giảm thời gian cho e-mail xuống còn 1 giờ mỗi ngày. Ông gọi là "Quy tắc của 3":1. Chỉ kiểm tra e-mail 3 lần trong một ngày
để hạn chế thời gian cho e-mail. 2. Nếu cần trả lời nhưng nó không phù hợp cho thời gian của bạn thì hãy uỷ quyền cho cấp dưới. 3. Nếu cần thiết phải trả lời, thu xếp một thời điểm hợp lý, sau đó lưu trữ vào tệp của bạn.Như vậy, việc tìm ra các giải pháp cho sự
quá tải của e-mail là rất cần thiết đối với các DN. Các DN cần có phương sách chiến lược về vấn đề này và phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc đó.
(Theo FEER).