Trong bối cảnh chuỗi cung ứng ngày càng phát triển nhanh, việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL) phù hợp có thể trở thành bước ngoặt đối với hoạt động của doanh nghiệp. Dù là start-up tăng trưởng nhanh hay doanh nghiệp đã ổn định, đối tác logistics sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành, trải nghiệm khách hàng và lợi nhuận.
Trước hàng nghìn công ty 3PL với nhiều cam kết khác nhau, đối tác phù hợp không nhất thiết là đơn vị lớn nhất hay nổi tiếng nhất mà là doanh nghiệp đáp ứng đúng nhu cầu và chiến lược phát triển. Dưới đây là 5 câu hỏi then chốt giúp doanh nghiệp chọn được đối tác thích hợp và tránh những rủi ro khi thuê ngoài logistics.
3PL cung cấp dịch vụ nào được cung cấp?
Đây là câu hỏi cơ bản nhưng thường bị bỏ qua. Nhiều doanh nghiệp tưởng rằng tất cả 3PL đều cung cấp dịch vụ giống nhau nhưng thực tế ngành logistics rất phân mảnh. Một số chuyên về thực hiện đơn hàng cho thương hiệu thương mại điện tử, trong khi số khác tập trung vào quản lý vận tải, phân phối B2B hoặc kho bãi chuyên biệt.
Trước khi thương thảo, doanh nghiệp cần lập danh sách rõ ràng các nhu cầu logistics, bao gồm dịch vụ như: chọn hàng và đóng gói, lưu kho, vận chuyển hàng hóa, kho lạnh, đóng gói theo bộ (kitting), trung chuyển trực tiếp (cross-docking) hoặc logistics ngược. Theo 3PL Center, doanh nghiệp thường bị ràng buộc trong hợp đồng với những nhà cung cấp không thể mở rộng hay thích ứng với nhu cầu logistics thay đổi. Một đơn vị chỉ cung cấp kho bãi có thể không phù hợp với doanh nghiệp mở rộng sang vận chuyển quốc tế hoặc bán lẻ đa kênh.
Cần tìm hiểu thêm về các dịch vụ giá trị gia tăng, như xử lý trả hàng, đóng gói thương hiệu, hay theo dõi tồn kho thời gian thực, nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu vận hành. Yêu cầu nhà cung cấp đưa ra tổng quan dịch vụ chi tiết và các nghiên cứu trường hợp cho thấy cách họ giải quyết các thách thức logistics tương tự cho doanh nghiệp khác. Mục tiêu là tìm một đối tác có thể đồng hành và phát triển cùng doanh nghiệp, không chỉ là nhà cung cấp.
Các công ty hậu cần bên thứ ba cần đồng hành với sự phát triển của doanh nghiệp để có thể đáp ứng dịch vụ nhanh chóng. Ảnh: Morethanshipping
Kinh nghiệm với ngành hàng có phù hợp?
Logistics không phải là giải pháp phù hợp cho tất cả. Một 3PL giỏi quản lý điện tử có thể gặp khó với hàng thực phẩm tươi sống hoặc vật liệu nguy hiểm. Doanh nghiệp cần xác nhận đối tác có kinh nghiệm thực tiễn với ngành hàng và sản phẩm cụ thể.
Ví dụ, doanh nghiệp thực phẩm và đồ uống cần 3PL tuân thủ quy định FDA và có khả năng quản lý chuỗi lạnh. Thương hiệu thời trang cần độ chính xác theo SKU và xử lý trả hàng nhanh chóng. B2B cần quản lý hàng hóa trên pallet và tích hợp EDI với các nhà bán lẻ.
Red Stag Fulfillment nhấn mạnh "ngành đặc thù đòi hỏi kiến thức chuyên môn. Nếu sản phẩm dễ vỡ, cồng kềnh, có quy định hoặc cần xử lý riêng, một 3PL tổng quát có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều doanh thu hơn số tiền tiết kiệm được từ chi phí vận hành".
Doanh nghiệp nên yêu cầu nghiên cứu điển hình của ngành, chứng nhận tuân thủ (ISO, FDA, kho ngoại quan) và tham khảo khách hàng trong cùng lĩnh vực để đảm bảo 3PL hiểu rõ yêu cầu về tuân thủ, xử lý và vận chuyển.
Công nghệ vận hành ra sao?
Hoạt động logistics hiện đại phụ thuộc vào dữ liệu thời gian thực và tích hợp phần mềm. Một nhà cung cấp thiếu năng lực công nghệ sẽ cản trở khả năng theo dõi đơn hàng, quản lý tồn kho và xử lý sự cố.
Tối thiểu, 3PL cần có hệ thống quản lý kho (WMS), cho phép theo dõi tồn kho, xử lý đơn hàng và đo lường hiệu quả thực hiện. Nhiều đơn vị còn cung cấp hệ thống quản lý vận tải (TMS) và hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) để tự động hóa vận hành và cập nhật khách hàng. Logos Logistics nhấn mạnh 3PL hiện đại phải tích hợp liền mạch với các nền tảng thương mại điện tử, ERP và sàn giao dịch. Nếu tích hợp thủ công hoặc rời rạc, lỗi và chậm trễ trong thực hiện đơn hàng sẽ trở thành bình thường.
Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên yêu cầu demo công nghệ: khả năng tích hợp qua API hay EDI, hỗ trợ nền tảng như Shopify, Amazon, Magento hay NetSuite, cũng như khả năng tạo báo cáo tùy chỉnh và truy xuất dữ liệu thời gian thực. Công nghệ không chỉ mang lại tiện lợi mà còn giúp kiểm soát vận hành và tầm nhìn chiến lược, từ đó tối ưu chuỗi cung ứng theo thời gian.
Mức độ minh bạch trong giá cả?
Chi phí là nguyên nhân phổ biến dẫn đến mâu thuẫn giữa doanh nghiệp và 3PL. Nhiều nhà cung cấp quảng bá mức giá cơ bản hấp dẫn nhưng phát sinh phụ phí lưu kho, chọn hàng và đóng gói, trả hàng hay hỗ trợ khách hàng.
Để tránh vượt ngân sách, doanh nghiệp cần yêu cầu bảng giá chi tiết, bao gồm chi phí lưu kho theo pallet hoặc thùng, chọn hàng và đóng gói theo đơn, vận chuyển đi, dán nhãn, xử lý đặc biệt, cũng như mức tối thiểu hợp đồng và cách điều chỉnh giá theo khối lượng. Thiếu cấu trúc giá rõ ràng có thể khiến chi phí vượt dự kiến 10% - 30%.
Doanh nghiệp cần xác định nhà cung cấp áp dụng giá cố định, chiết khấu theo khối lượng hay tính phí biến đổi, cách xử lý biến động mùa vụ và khả năng giảm chi phí theo quy mô khi đơn vị của mình phát triển. 3PL uy tín sẽ minh bạch, cung cấp hợp đồng chuẩn và giải thích từng hạng mục để tránh mơ hồ.
Khả năng hỗ trợ khi doanh nghiệp mở rộng hoặc thay đổi?
Nhu cầu logistics hiện tại sẽ khác so với 12 - 24 tháng tới. Dù mở rộng thị trường, ra mắt sản phẩm mới hay đối phó mùa cao điểm, 3PL phải có khả năng mở rộng. Bởi đây là trọng tâm trong mô hình vận hành của 3PL.
Doanh nghiệp nên tìm hiểu cách nhà cung cấp xử lý tăng khối lượng, sử dụng nhân sự linh hoạt và năng lực kho bãi, hạ tầng công nghệ để hỗ trợ mở rộng. Masson International nhận định 3PL không thể mở rộng sẽ trở thành nút thắt. Chủ doanh nghiệp cần đối tác coi sự tăng trưởng của doanh nghiệp là mục tiêu chung, không phải gánh nặng logistics.
Ngoài ra, cần xem xét mạng lưới địa lý để hỗ trợ mở rộng tương lai. Một 3PL chỉ có một địa điểm có thể phù hợp với doanh nghiệp khu vực nhưng khó đáp ứng giao hàng nhanh toàn quốc. Khả năng quản lý SKU mới, mở rộng kho và triển khai quy trình tùy chỉnh cũng rất quan trọng. 3PL linh hoạt và có khả năng mở rộng sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng, duy trì dịch vụ và đáp ứng thị trường.
Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba không chỉ là việc mua sắm dịch vụ mà là quyết định chiến lược dài hạn, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng phục vụ khách hàng, mở rộng hoạt động và duy trì lợi nhuận. Việc đặt câu hỏi đúng ngay từ đầu giúp đánh giá năng lực vận hành, sự phù hợp văn hóa, khả năng công nghệ, minh bạch tài chính và tiềm năng mở rộng. 3PL tốt sẽ đồng hành, chủ động đề xuất cải tiến, đồng bộ hóa mục tiêu và thích ứng với tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp.
Hải My (Theo TLI)