Doanh nghiệp mua hàng không có hóa đơn cần làm gì?

Để được tính chi phí hợp lệ khi mua hàng không hóa đơn, doanh nghiệp cần chuẩn bị các chứng từ như bảng kê thu mua hàng hóa, biên bản bàn giao nếu có.

Theo quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp được mua hàng không có hóa đơn trong hai trường hợp. Đầu tiên là mua từ cá nhân hoặc hộ gia đình không kinh doanh như: mua nông, lâm, thủy sản do người dân trực tiếp sản xuất hoặc đánh bắt, sản phẩm thủ công từ tre, nứa, cói, mây, rơm, mua phế liệu từ người trực tiếp thu nhặt hoặc mua tài sản do cá nhân, hộ gia đình bán ra.

Với trường hợp này, để các khoản chi được tính vào chi phí hợp lệ, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán cho người bán. Nếu trả bằng tiền mặt, chứng từ thanh toán hợp lệ gồm: phiếu chi, phiếu thu, hóa đơn. Trường hợp chuyển khoản qua ngân hàng, chứng từ thanh toán là: ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, sao kê tài khoản.

Thông tư 20 cũng lưu ý rằng, nếu giá trị mua trong ngày từ 5 triệu đồng trở lên thì bắt buộc thanh toán không tiền mặt. Đồng thời, doanh nghiệp phải lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn do người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền ký và chịu trách nhiệm. Có thể bổ sung hợp đồng mua bán và biên bản bàn giao hàng hóa nếu có.

Trường hợp thứ hai là mua hàng từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng (ví dụ hộ kinh doanh có doanh thu dưới 500 triệu/năm). Với nhóm này, người bán không bắt buộc phải xuất hóa đơn, nên doanh nghiệp được phép mua không có hóa đơn.

Để khoản chi được ghi nhận, doanh nghiệp cần lập bảng kê mua hàng không có hóa đơn. Bộ chứng từ trong trường hợp này tương tự nêu trên, gồm chứng từ thanh toán, bảng kê thu mua và các giấy tờ liên quan. Yêu cầu về thanh toán không dùng tiền mặt cũng áp dụng khi giá trị giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên trong ngày với cùng một người bán.

Trong cả hai trường hợp, bảng kê đóng vai trò quan trọng, là căn cứ để cơ quan thuế xem xét tính hợp lệ của chi phí. Do đó, người ký bảng kê phải đảm bảo thông tin chính xác, trung thực.

Hoàng Đan