Thuê IT ngoài để tiết kiệm chi phí thời khủng hoảng

Tiết kiệm được hơn 60% tiền bảo trì và sửa chữa máy tính, nhiều công ty đã chọn phương thức thuê dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật thời vụ hoặc hợp đồng định kỳ với một đơn vị chuyên ngành.

Nhưng đổi lại họ cũng không ít phiền toái khi không có kỹ thuật viên ngay tức thì lúc cần thiết.

Sau Tết khoảng một tháng, một công ty truyền thông ở quận Bình Thạnh, TP HCM, đã chuyển sang áp dụng việc hợp đồng bảo trì máy tính với đơn vị bên ngoài để tiết kiệm ngân sách. Ông Võ Minh Pháp, Phó giám đốc công ty này, cho biết, nếu như thông thường với số lượng gần 100 máy tính, họ phải chi khoảng hơn chục triệu đồng mỗi tháng để thuê hai nhân viên kỹ thuật túc trực bất kỳ lúc nào trong giờ hành chính. Trong khi đó, hiện tại họ chỉ mất khoảng 5 triệu đồng mỗi tháng cho số lượng máy trên.

Kiểm tra RAM là thao tác đầu tiên khi máy tính gặp lỗi về phần cứng không khởi động được. Ảnh: H.T.

Anh Nguyễn Quang Duy, một kỹ thuật viên làm việc tại quận 3, TP HCM, thì chia sẻ: "Lương tháng khoảng 3 triệu đồng, phải 'gồng gánh' hơn 40 máy tại cơ quan cộng thêm khoản đào tạo một số nghiệp vụ cơ bản cho nhân viên, tôi đề xuất tăng lương để thoải mái trong chi tiêu hơn". Công ty của Duy không đồng ý với đề xuất, song chấp nhận cho anh công tác tại nhà với mức lương 2 triệu đồng và chỉ lên công ty vào một ngày trong tuần để khắc phục các lỗi máy tính phát sinh, trong khi chờ tuyển nhân viên khác.

Nhiều công ty cũng áp dụng cách trên để quản lý hệ thống máy tính. Một kỹ thuật viên sẽ làm việc bán thời gian với mức lương thấp hơn khoảng 1/3 công ty trả cho nhân viên chính thức, và xử lý từ xa qua mạng với các sự cố phần mềm. Ngoài ra, nếu có sự cố cần kíp, nhân viên này phải trực tiếp đến cơ quan.

Anh Đặng Anh Tuấn, chủ một cửa hàng sửa chữa vi tính lớn tại Thủ Đức, nhận định: "Các công ty có quy mô lớn từ 20 đến 100 máy tính thường hợp đồng với nhà bảo trì uy tín tại địa phương. Trong khi đó, đơn vị chỉ có 5-10 máy thường nhờ đội ngũ 'cấp cứu thời vụ' gần nhất để khắc phục sự cố hiện thời. Cách này cũng thường được nhiều công ty ở các tỉnh lân cận thành phố lớn áp dụng".

Với những lỗi về phần mềm thường xảy ra, bạn có thể nhờ nhân viên IT khắc phục từ xa để tiết kiệm kinh phí thuê kỹ thuật viên. Ảnh: 3c.

Theo khảo sát của VnExpress.net, chi phí cho việc hỗ trợ tức thời này thường dao động khoảng 200.000 - 300.000 đồng cho mỗi lần xử lý trọn gói các lỗi máy tính. Ngoài ra, giá cả còn lên xuống tùy thuộc vào khoảng cách đi lại.

Trong khi đó, kinh phí cho hợp đồng bảo trì máy tính tại các đơn vị lớn như 911, iCare... dao động khoảng 50.000 - 60.000 đồng cho mỗi máy tính trong một tháng. Không giới hạn số máy tính tối thiểu để tham gia loại hợp đồng này nhưng hầu hết đều bắt buộc khách hàng phải ký từ 3 tháng trở lên. Bên bảo trì có nhiệm vụ đến kiểm tra định kỳ từ một đến hai lần trong mỗi tháng để "dọn dẹp vệ sinh" máy về phần mềm như quét virus, dọn dẹp file rác giúp máy chạy nhanh hơn hay cập nhật các phần mềm...

Ngoài ra, tùy thuộc vào thỏa thuận công ty có thể yêu cầu kiểm tra định kỳ về phần cứng như: thổi bụi, giúp chip vi xử lý tản nhiệt tốt hơn, sửa các lỗi ổ cứng, hạn chế tối đa lỗi phần cứng... Song song đó, nếu khách hàng gặp sự cố bất kỳ lúc nào, đơn vị bảo trì cũng sẽ cử nhân viên đến sau từ 30 - 120 phút.

Tiện lợi và tiết kiệm nhưng việc thuê IT ngoài cũng lắm khi gặp rắc rối. Kinh nghiệm từ chủ một công ty cho thấy, sau khi thuê dịch vụ của một cửa hàng nhỏ phục hồi hệ điều hành cho khoảng 5 máy tính, anh trả phí 200.000 đồng. Tuy nhiên, đến hôm sau anh mới nhận ra một số linh kiện đã bị đánh tráo, các thiết bị như CPU, RAM... có tốc độ thấp hơn ban đầu.

Ngoài ra, tài liệu được lưu trên máy tính của công ty sẽ dễ dàng bị lọt ra ngoài nếu thiếu giám sát những kỹ thuật viên từ bên ngoài đến chăm sóc máy.

Bên cạnh đó, với đặc thù của nhiều công ty phải hoạt động cả ngoài giờ hành chính thì thời gian hỏng hóc máy từ 18h trở đi mà không có nhân viên IT rất dễ phải hoãn công việc lại đến hôm sau. Lý do, đa phần các đơn vị bảo trì thường không có nhân viên phục vụ 24/24 giờ và chỉ phục vụ đến tầm 17h30 mỗi ngày.

Tình huống éo le khi phải chờ đợi kỹ thuật viên IT của đơn vị bảo trì quá lâu khiến nhiều nhân viên văn phòng phải đảm nhiệm luôn cả vai trò này với những gì có thể. Với vốn kiến thức IT ít ỏi, anh Nguyễn Minh Hùng, quận 1, đã không ít lần loay hoay cả buổi để hỗ trợ đồng nghiệp khắc phục tạm thời trong những trường hợp trên.

Theo kinh nghiệm của nhiều nhà quản lý, nếu cần thiết phải thuê IT ngoài, các công ty nên ký hợp đồng bảo trì với những đơn vị uy tín. Trường hợp chi phí hạn hẹp thì khi gọi đội ngũ "cấp cứu máy tính", cần cẩn thận trước những chiêu thức đánh tráo, luộc đồ tinh vi của những tay thợ.

Mai Huy