Ách tắc công chứng vì lãnh đạo phường ký 'không xuể'

8h sáng, hàng chục người chờ đợi chứng thực các văn bản, giấy tờ tại trụ sở phường Nhân Chính (quận Thanh Xuân, Hà Nội). Chỉ một loáng, 20 số thứ tự đã được phát hết, những người không có số phải đi về hoặc sang phường khác.
>'Khai tử' chứng thực bản sao của phòng công chứng

Sau 3 lần đến phường làm thủ tục, chị Hồng Minh (phường Nhân Chính) mới chứng thực được bộ hồ sơ của mình. Buổi sáng, chị và nhiều người đến từ trước 8h để lấy số. Họ phải chờ đợi để được photocopy văn bản tại đây. Sau khi nộp hồ sơ, người dân phải quay lại vào cuối giờ chiều để nhận lại. Còn những tập văn bản dày, họ sẽ phải chờ đợi đến ngày tiếp theo.  

"Tôi không hiểu tại sao phường lại khống chế người đến làm thủ tục trong ngày, khiến nhiều người không được nộp hồ sơ, phải đi lại rất mất thời gian. Phường lại quy định phải photocopy ngay trong trụ sở khiến dân phải chờ đợi rất lâu. Trước đây, tôi đi chứng thực tại phòng công chứng mất vài ngày, giờ vẫn phải đi lại nhiều như vậy", chị Minh bức xúc.

Nhu cầu công chứng văn bản, giấy tờ của người dân rất lớn. Ảnh: Hoàng Hà

Theo ghi nhận của VnExpress, không chỉ phường Nhân Chính khống chế người đến làm thủ tục công chứng, các phường Láng Hạ cũng phát 20 số thứ tự, phường Định Công đưa ra 50 số...

Không chỉ vậy, nhiều giấy tờ bị công chứng viên các phường trả lại cũng khiến người dân bức xúc. Theo họ, trước đó, giấy tờ này vẫn được chấp nhận tại các phòng công chứng. Chị Hồng Nhung, quận Cầu Giấy, cho hay, khi công chứng giấy khai sinh và sơ yếu lý lịch thì bị từ chối với lý do rất đơn giản: giấy khai sinh đã bị sửa chữ bản sao thành bản chính (Trước kia, khi chị làm giấy khai sinh, vì không có bản chính nên chính quyền dùng bản sao thay thế và xác nhận vào góc trên). Tại các phòng công chứng, giấy khai sinh này của chị Nhung luôn chấp nhận song hiện nhiều phường đã trả lại.

"Tôi lại phải về quê về sao giấy khai sinh, sẽ mất rất nhiều công sức và thời gian. Tôi băn khoăn về nghiệp vụ của công chứng viên ở phường", chị Nhung phàn nàn.

Một số trường hợp khác cũng bị trả hồ sơ như xác nhận sơ yếu lý lịch với người đang làm việc tại các doanh nghiệp, xác nhận nhân thân...

Chủ tịch phường ký không xuể

Trao đổi với VnExpress, ông Trịnh Thanh Hà, Chủ tịch phường Định Công, cho biết, việc tiếp nhận hồ sơ luôn trong tình trạng quá tải bởi không chỉ người trong phường Định Công đến chứng thực mà còn nhiều dân phường khác nữa. Do vậy, phường này không thể trả hồ sơ vào một buổi như đúng quy định. Theo ông Hà, cơ quan này phải có 8 người làm nhiệm vụ công chứng, thay vì 5 người như hiện nay mới đủ đáp ứng nhu cầu của dân.

Ông Hà cũng thừa nhận, kỹ năng của cán bộ công chứng chưa đủ đáp ứng, các văn bản hướng dẫn cũng không đủ. Với nhiều văn bản có một phần tiếng nước ngoài, cán bộ phường không dám giải quyết.

Ông Nguyễn Thế Hùng, Chánh văn phòng UBND phường Nhân Chính, cũng cho hay, mặc dù không có quy định khống chế số hồ sơ tiếp nhận song phường này vẫn phải áp dụng. Nguyên nhân là số hồ sơ quá nhiều, lãnh đạo phường ký không xuể. Ngày đầu, phường Nhân Chính tiếp nhận hết số hồ sơ trong ngày thì cán bộ ở đây phải làm việc tới 20h.

"Số cán bộ vẫn vậy song khối lượng công việc tăng lên nhiều. Ngoài ra, 2 lãnh đạo phường không có thời gian ký vì bận họp hành và giải quyết các vấn đề khác", ông Hùng nói.  

Đề cập việc photocopy tại trụ sở phường, ông Hùng cho biết, đây là cách kiểm soát những bản sao để cán bộ tiếp nhận không phải đối chiếu nữa, mà dành thời gian kiểm tra bản chính.

Theo các lãnh đạo phường, các loại hồ sơ bị trả lại thường là giấy tờ sai, sử dụng con dấu không đúng thẩm quyền, văn bản không tồn tại hoặc rách nát, chứng minh thư quá hạn.

Đề cập tình trạng quá tải tại các phường, ông Lưu Tiến Định, Giám đốc Sở Nội vụ, cho biết, chỉ một vài phường tại quận trung tâm mới bị quá tải vì không chỉ phục vụ dân ở đó mà nhiều người ở các tỉnh khác cũng đến công chứng. Song tính toán toàn diện, số cán bộ hiện nay tại 232 xã phường của Hà Nội nếu bố trí hợp lý thì không phải là thiếu.

Ông Định cho hay, các quận đang tiến hành rà soát, đánh giá số cán bộ làm công tác này để báo cáo thành phố tăng nhân lực. "Trước mắt, các phường cần cân đối nhân lực và có biện pháp hỗ trợ bộ phận tiếp nhận hồ sơ", Giám đốc Sở Nội vụ nói.

Đoàn Loan